Dein Mitarbeiter-Handbuch

Willkommen

TuroTime ist das Werkzeug, mit dem wir im Betrieb die Arbeitszeit erfassen, Dienstpläne sehen und Urlaube organisieren. Dieses Handbuch zeigt dir, wie du es als Mitarbeiter nutzt — ohne Fachjargon, ohne Umwege.

Was du in den nächsten Minuten liest

Zuerst zeige ich dir, wie du dich anmeldest und am Tablet oder Terminal stempelst (§ 02, § 03). Dann geht es um die Handy-App (§ 04), die Pausen (§ 05) und was du tun kannst, wenn du dich vertippt hast (§ 06). Anschließend deine Ansichten: Dienstplan (§ 07) und Arbeitszeitkonto (§ 08). Am Ende die selten gebrauchten Funktionen: Urlaub, Krankmeldung, Überstunden, Schichttausch, Wünsche.

Erstes Anmelden

Du hast möglicherweise zwei verschiedene Zugänge: eine PIN fürs Tablet (bzw. Datafox-Terminal) und — falls für dich freigeschaltet — einen Benutzername mit Passwort für Handy und Browser. Welche Zugänge du bekommst, entscheidet HR oder Admin pro Mitarbeiter.

Die PIN fürs Tablet oder Terminal

Deine PIN ist eine 4- bis 10-stellige Nummer, die nur du kennst. Sie dient ausschließlich zum Ein- und Ausstempeln am Tablet oder Datafox-Terminal. Jeder Mitarbeiter bekommt eine — das ist der Basis-Zugang. Merk sie dir, am besten nicht aufschreiben.

Wenn du die PIN vergisst oder sie mehrfach falsch eingibst, wird dein Zugang am Gerät kurz gesperrt. In dem Fall: HR ansprechen, die setzen dir eine neue PIN.

Benutzername und Passwort für Handy/Browser (falls freigeschaltet)

Zugang zur Handy-App und zum Browser ist keine Selbstverständlichkeit — HR oder Admin muss das pro Mitarbeiter einmalig aktivieren. Typischerweise bekommen alle regulären Mitarbeiter den Login, manche Betriebe aber beschränken ihn (z.B. nur Aushilfen bekommen keinen).

Wurde für dich der Handy-Zugang eingerichtet, bekommst du eine Willkommens-Mail mit Benutzername und einem Start-Passwort. Das Passwort wirst du beim ersten Login ändern müssen — wähle eines, das mindestens 8 Zeichen lang ist und Buchstaben plus Zahlen enthält.

Login-Prozess am Handy oder Browser

Am Tablet oder Terminal stempeln

Der zuverlässigste Weg zum Ein- und Ausstempeln: das Tablet an der Wand oder das Datafox-Terminal am Eingang. PIN eingeben, kurz warten, fertig. Funktioniert für alle Mitarbeiter — keine zusätzliche Freigabe nötig.

Tablet vs. Datafox-Terminal

Tablet: Ein gewöhnliches Tablet mit großem Touchscreen, fest an der Wand montiert. Zeigt ein Ziffernpad für die PIN und nach Eingabe die Buttons „Einchecken" / „Auschecken" / „Pause".

Datafox-Terminal (z.B. EVO 3.5 Universal): Ein professionelles, robustes Stempelterminal — eher industriell, oft am Hauptzugang. Bedienung ist praktisch identisch: PIN eingeben und Aktion wählen. Manche Terminals unterstützen zusätzlich RFID-Chip statt PIN, falls dein Betrieb das anbietet.

Für dich als Mitarbeiter ist der Ablauf in beiden Fällen gleich — entscheidend ist, welches Gerät dein Betrieb einsetzt.

Einstempeln (beim Kommen)

Ausstempeln (beim Gehen)

Gleiche Geste: PIN eingeben, „Auschecken" antippen. Das Gerät zeigt deine heutige Netto-Arbeitszeit an — die Pausen sind schon abgezogen.

Mitten im Tag nachschauen

Wenn du wissen willst, wie lange du schon arbeitest: einfach die PIN eingeben. Bist du eingecheckt, zeigt das Gerät die laufende Zeit an. Ein Tipp auf „Pause" startet eine Pause, „Auschecken" beendet den Tag.

Am Handy stempeln

Das Stempeln am Handy ist optional und muss von HR oder Admin für dich persönlich freigeschaltet sein — unabhängig davon, ob du überhaupt Handy-Login hast. Das sind zwei verschiedene Freigaben: Die eine lässt dich in der App einloggen (Dienstplan, Urlaub etc.), die andere erlaubt dir auch das Einstempeln per Handy. Ohne Handy-Stempeln bleibt dir das Tablet oder Datafox-Terminal vor Ort (§ 03) — was bei vielen Betrieben so vorgesehen ist.

Woher weißt du, ob es für dich freigeschaltet ist?

Einfach draufschauen: Wenn du nach dem Login auf deiner Startseite einen großen „Einchecken"-Button siehst, ist Handy-Stempeln für dich aktiv. Siehst du stattdessen einen grauen Hinweiskasten mit dem Text „Handy-Stempeln nicht aktiviert — bitte an der Stempeluhr vor Ort buchen", dann darfst du nur am Tablet oder Datafox-Terminal stempeln. Das ist keine Fehlermeldung, sondern eine bewusste Entscheidung deines Arbeitgebers.

Die Startseite

Nach dem Login siehst du oben eine Status-Karte: dein Name, ob du eingecheckt bist, und falls ja, seit wann. Darunter deine Netto-Arbeitszeit für heute. Dann die Buttons:

Einchecken (großer grüner Button)

Erscheint, wenn du nicht eingecheckt bist. Ein Tipp, und du bist drin. Kein weiteres Bestätigen nötig.

Auschecken (roter Button)

Erscheint, sobald du eingecheckt bist. Beendet deinen Arbeitstag.

Pause und Raucherpause

Darunter. Startet eine Pause. Pausen werden von deiner Arbeitszeit abgezogen.

Pause beenden

Erscheint, während eine Pause läuft. Ein Tipp, und du bist zurück im Dienst.

Buchungsliste des Tages

Unter den Buttons siehst du, was heute schon passiert ist: wann du eingecheckt hast, welche Pausen du gemacht hast, ob ein Admin eine Korrektur eingetragen hat. Jede Buchung hat ein kleines Symbol:

• 📱 — per Handy gebucht
• 🖥 — am Tablet/Terminal gebucht
• ✏️ — von Admin oder HR eingetragen (nachträgliche Korrektur)

Offline und unterwegs

Die Handy-App braucht Internet. Ohne Netz kannst du nicht stempeln. Falls du in einem Bereich ohne Empfang arbeitest, nutze das Tablet vor Ort oder reiche später eine Korrekturanfrage ein (§ 06).

Pausen buchen

Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben und gehören zu einem geregelten Arbeitstag. Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, muss mindestens 30 Minuten Pause machen — bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten.

Wie du eine Pause startest

Am Tablet oder Handy auf Pause tippen. Beim Tablet wird wieder die PIN abgefragt. Dein Status wechselt zu „In Pause", und ein Timer läuft mit.

Pause beenden

Erneut PIN eingeben (am Tablet) oder auf Pause beenden tippen (am Handy). Du bist zurück im Dienst, der Timer stoppt.

Raucherpause

Manche Betriebe unterscheiden zwischen regulären Pausen und Raucherpausen — technisch ist beides gleich, nur in der Auswertung wird es getrennt geführt. Wenn dein Betrieb diese Unterscheidung nutzt, siehst du am Handy zwei Buttons. Frag deinen Vorgesetzten, was bei euch üblich ist.

Was zählt als Pause?

Nur die Zeit, die du aktiv als Pause gebucht hast — zwischen Pause starten und Pause beenden. Wer „eben kurz einen Kaffee holt", ohne zu stempeln, arbeitet formal durch. Bei einer Wirtschaftsprüfung oder Arbeitszeitkontrolle zählt, was im System steht.

Korrektur einreichen

Du hast vergessen auszustempeln? Das Tablet lief nicht? Die Uhrzeit war falsch? Reiche eine Korrekturanfrage ein — dein Vorgesetzter oder HR prüft und genehmigt sie.

Die fünf Korrekturtypen

Check-in vergessen

Du warst schon eine Weile da, bevor du gestempelt hast. Du gibst die tatsächliche Ankunftszeit an.

Check-out vergessen

Der häufigste Fall. Du bist nach Hause gegangen, ohne auszustempeln. Das System hat dich irgendwann automatisch ausgecheckt, aber die Endzeit stimmt nicht — du trägst die richtige nach.

Falsche Uhrzeit

Die gestempelte Zeit ist nachweislich falsch, etwa weil die Tablet-Uhr nicht synchron war. Du schlägst die richtige Zeit vor.

Buchung nachtragen

Ein kompletter Eintrag mit Kommt-Zeit und Geht-Zeit — für einen Tag, an dem das Stempeln gar nicht funktioniert hat (Tablet offline, du warst auswärts).

Buchung löschen

Eine Buchung wurde versehentlich angelegt (doppelt eingestempelt, falscher Tag). Du bittest um Löschung.

Wie du eine Korrektur einreichst

Deinen Dienstplan sehen

Unter /dienstplan/mein-plan findest du, welche Schichten für dich geplant sind. Angezeigt wird immer eine Woche — du kannst vor- und zurückblättern.

Was du siehst

Für jeden Tag der aktuellen Woche (Montag bis Sonntag) entweder deine Schicht (mit Uhrzeit, Rolle und Abteilung) oder „frei". Feiertage sind farblich markiert, Urlaube und Krankmeldungen ebenfalls.

Entwurf vs. Veröffentlicht

Du siehst nur veröffentlichte Pläne. Was dein Abteilungsleiter noch im Entwurf hat, bleibt ihm vorbehalten — erst mit dem Klick auf „Veröffentlichen" wird der Plan für dich sichtbar. Das schützt dich vor Planungen, die sich noch ändern.

Nachträgliche Änderungen

Wenn sich ein bereits veröffentlichter Plan ändert (z.B. weil jemand ausfällt), bekommst du eine E-Mail-Benachrichtigung. Öffne die App und schau dir die aktuelle Woche an. Kurzfristige Änderungen sind nicht die Regel, sollten aber hin und wieder vorkommen.

Deine Arbeitszeit vs. geplante Zeit

Der Dienstplan zeigt, was geplant ist — nicht, was du tatsächlich gearbeitet hast. Dein Ist steht im Arbeitszeitkonto (§ 08). Wenn die zwei voneinander abweichen (du warst länger da als geplant, oder kürzer), ist das normal — Leben passiert, Schichten verändern sich.

Dein Arbeitszeitkonto

Unter /clock/account siehst du monatsweise, wieviel du gearbeitet hast und wie dein Saldo aussieht. Oben die drei wichtigsten Zahlen, darunter eine Tagesliste.

Die drei KPIs oben

Soll heute (oder: Soll)

Wieviel Stunden du laut Vertrag und Dienstplan bis heute hättest arbeiten sollen. „Soll heute" bedeutet: nur die abgelaufenen Tage. „Soll" ohne Zusatz: der komplette Monat.

Ist (oder: Ist heute)

Wieviel du tatsächlich gearbeitet hast. Kommt aus deinen Buchungen, minus Pausen.

Saldo

Differenz zwischen Ist und Soll, plus Übertrag aus dem Vormonat. Grün = du bist im Plus (Überstunden), rot = im Minus.

Die Tagesliste

Pro Tag: Datum, Soll, Ist, Plus/Minus. Bei Feiertagen steht ein Badge (🏖), bei Urlaub (U), Krank (K), freien Tagen (– frei), zukünftigen geplanten Tagen (⏳ geplant). Klicken kannst du auf einzelne Tage, dann siehst du die Buchungen zu dem Tag — Ein, Aus, Pausen.

Zwischen Monaten navigieren

Mit den Pfeilen oben kannst du in Vormonate blättern. Zukünftige Monate zeigen das geplante Soll aus dem Dienstplan, aber natürlich noch kein Ist.

Was passiert bei Monatsende

Am Monatsende prüft HR die offenen Korrekturen, schließt den Monat ab und schreibt den Saldo fort. Nach dem Abschluss siehst du die finalen Werte und kannst sie nicht mehr selbst beeinflussen — für den Lohnlauf werden sie weitergegeben.

Urlaub beantragen

Urlaubs-Anträge stellst du unter /clock/absences/request. Der Antrag geht an deinen Vorgesetzten und/oder HR — je nach Unternehmens-Regelung.

Der Antrags-Prozess

Dein Urlaubskonto

Rechts oben auf der Abwesenheits-Seite siehst du: verfügbare Urlaubstage, bereits beantragt/genehmigt, übrig für den Rest des Jahres. Das System warnt dich, wenn du mehr beantragen willst als noch übrig.

Planungstipps

• Früh beantragen. Je früher, desto wahrscheinlicher die Zusage. Besonders bei Sommer- und Feiertagen gilt: wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
• Wochen komplett einreichen. „Montag bis Freitag" ist leichter zu entscheiden als nur Mittwoch und Donnerstag.
• Absprache im Team. Wenn mehrere Kollegen denselben Zeitraum wollen, kannst du euch vorher absprechen. Der Vorgesetzte verteilt fair, aber es hilft, wenn ihr euch einig seid.
• Stornieren. Ein noch nicht entschiedener Antrag kannst du selbst zurückziehen. Einen genehmigten nur, indem du HR bittest.

Was passiert nach der Genehmigung

Deine geplanten Schichten im Zeitraum werden vom Vorgesetzten aus dem Plan entfernt. Die Tage erscheinen in deinem Arbeitszeitkonto als „Urlaub", werden aber nicht als Minus gewertet — du bekommst die Sollstunden trotzdem gutgeschrieben.

Krankmeldung

Bist du krank: zuerst beim Betrieb anrufen, dann im System eintragen.

Am Tag der Erkrankung

Ruf deinen Betrieb an oder schick eine Nachricht an den Vorgesetzten — bevor deine Schicht beginnt. Das ist keine TuroTime-Aufgabe, sondern arbeitsrechtliche Pflicht.

Im System eintragen

Wenn du fit genug zum Tippen bist, trägst du die Krankmeldung im System ein. Gleicher Prozess wie Urlaub (§ 09), nur dass du als Typ „Krank" wählst. Tage bleiben auf „beantragt", bis HR sie abnickt.

Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung

Ab dem dritten Krankheitstag (je nach Vertrag schon ab dem ersten) brauchst du einen Gelben Schein vom Arzt. Den reichst du bei HR ein — in Papierform, per E-Mail oder als Foto, je nach Betrieb. TuroTime speichert die Bescheinigung nicht.

Auswirkung auf dein Konto

Krank-Tage werden wie gearbeitete Tage gewertet — du bekommst das Soll gutgeschrieben, Urlaubstage werden nicht angerechnet. Dein Saldo bleibt stabil.

Überstunden einreichen

Plusstunden auf deinem Arbeitszeitkonto werden nicht automatisch zu Überstunden. Du musst sie aktiv beantragen, damit sie anerkannt und entweder ausgezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden.

Wann Überstunden entstehen

Wenn du regelmäßig mehr arbeitest als dein Vertrag vorsieht, sammelt sich Plus auf dem Arbeitszeitkonto. Das ist zunächst nur eine Zahl. Ob es eine „Überstunde" wird, hängt davon ab, ob die Mehrarbeit angeordnet oder abgesprochen war — wild angesammelte Plusstunden sind keine.

Der Antrag

Freizeitausgleich später einlösen

Haben dir Überstunden in Freizeit ausgezahlt bekommen, steht das auf deinem Überstundenkonto. Um sie abzubauen, stellst du einen normalen Abwesenheits-Antrag vom Typ „Freizeitausgleich" für die gewünschten Tage (siehe § 09). Das System zieht die Stunden dann vom Überstundenkonto ab.

Schicht tauschen

Wenn du an einem bestimmten Tag nicht kannst, aber ein Kollege übernehmen würde, ist der Schichttausch der richtige Weg. Du sprichst mit dem Kollegen, dann beantragt einer den Tausch — und der Vorgesetzte bestätigt ihn.

Einen Tausch anfragen

Wenn jemand dich fragt

Bekommst du eine Anfrage auf deinem Handy, siehst du: wer fragt, welche Schicht er anbieten will, welche er von dir übernehmen würde. Du kannst Annehmen, Ablehnen oder erstmal ignorieren (dann läuft sie nach ein paar Tagen aus).

Grenzen

• Gleiche Abteilung. Tausche gehen nur innerhalb deiner Abteilung — über Abteilungsgrenzen hinweg musst du mit dem Vorgesetzten sprechen.
• Gleicher Mitarbeiter-Typ. Angestellte tauschen mit Angestellten, Azubis mit Azubis. Nicht kreuz und quer.
• Maximale Anzahl pro Monat. Je nach Betriebseinstellung ist die Zahl der Tausche pro Monat begrenzt (typisch 3). Darüber hinaus kommt eine Warnung, aber es ist meist nicht hart verboten.
• Keine Ruhezeit-Verstöße. Wenn der Tausch dich oder den Kollegen in eine gesetzliche Ruhezeit-Verletzung bringt, wird er abgelehnt.

Wünsche eintragen

Für kommende Wochen kannst du Wunschdienste und Wunschfrei eintragen. Das sind unverbindliche Hinweise für den Vorgesetzten — keine Garantie, aber eine Orientierung.

Wunschdienst vs. Wunschfrei

Wunschdienst (WD): „An diesem Tag möchte ich gerne arbeiten." Sinnvoll bei Tagen mit besseren Zuschlägen, besonderer Veranstaltung, wenn du gerade Geld brauchst, oder einfach Vorliebe.

Wunschfrei (WF): „An diesem Tag möchte ich frei haben." Sinnvoll bei privaten Terminen, Arztbesuchen, Familien-Events. Wenn du muss frei haben: Urlaubs-Antrag (§ 09) stellen, nicht nur Wunsch.

Wunsch eintragen

Unter /clock/wishes auf „Wunsch hinzufügen" tippen. Datum wählen, Typ (WD/WF), optionalen Kommentar. Fertig.

Vorlauf beachten

Wünsche müssen vor der Dienstplanung eingehen. Je nach Betriebseinstellung liegt die Frist bei etwa 2 Wochen vor der betreffenden Woche. Zu späte Wünsche werden im Zweifel nicht mehr berücksichtigt.

Wunsch zurücknehmen

Solange der Dienstplan für die betreffende Woche noch nicht veröffentlicht ist, kannst du deinen eigenen Wunsch zurückziehen. Nach Veröffentlichung nicht mehr — dann hat der Vorgesetzte bereits geplant.

Datenschutz

TuroTime speichert personenbezogene Daten über dich: Name, Kontakt, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Dienstpläne. Hier bekommst du einen knappen Überblick, was gespeichert wird und welche Rechte du hast.

Was gespeichert wird

• Stammdaten (Name, Personalnummer, Anstellungsart, Eintrittsdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) — soweit HR sie eingetragen hat
• Arbeitszeiten (Ein- und Ausstempeln, Pausen)
• Dienstpläne (deine Schichten, jetzt und in der Vergangenheit)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Sonder — inkl. genehmigt/abgelehnt und Begründungen)
• Korrekturanfragen und Überstunden-Anträge
• Audit-Log: jede Änderung deiner Daten mit Zeit und wer sie gemacht hat

Was nicht gespeichert wird

Krankschreibungen (der Gelbe Schein), private Nachrichten zwischen dir und Kollegen, persönliche Beurteilungen. Deine PIN und dein Passwort werden nur gehasht gespeichert — niemand kann sie auslesen, selbst der Admin nicht.

Deine Rechte nach DSGVO

Auskunft

Du kannst jederzeit verlangen, dass HR dir eine Übersicht aller über dich gespeicherten Daten gibt. Das passiert auf Anfrage — kein Formular nötig, E-Mail reicht.

Berichtigung

Falsche Daten (falsch geschriebener Name, alter Kontakt) darfst du korrigieren lassen. Manches kannst du selbst in deinem Profil, manches muss HR.

Löschung

Nach Austritt aus dem Betrieb werden deine Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Lohn: 10 Jahre, Arbeitszeit: 2 Jahre) gelöscht. Vorher nur eingeschränkt — der Arbeitgeber hat Aufbewahrungspflichten.

Einsicht

Du siehst ohnehin über die App fast alle deine Daten (Dienstplan, Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten, Korrekturen). Nur den Audit-Log siehst du nicht selbst — den gibt's auf Anfrage.

Für alle DSGVO-Fragen ist HR die richtige Stelle — nicht der Admin oder der Software-Anbieter.

FAQ

Die Fragen, die im Alltag immer wieder auftauchen.

Ich habe vergessen auszustempeln. Was tun?

Reiche eine Korrekturanfrage ein (§ 06) vom Typ „Check-out vergessen". Gib die tatsächliche End-Zeit an und eine kurze Erklärung. Der Vorgesetzte genehmigt meist schnell.

Mein Arbeitszeitkonto zeigt Minus, obwohl ich viel gearbeitet habe.

Erst mal Ruhe bewahren. Mögliche Gründe: (1) Eine Check-out-Buchung fehlt und wurde auto-checked-out — dann ist die Ist-Zeit zu kurz. (2) Ein Krankentag war nicht genehmigt und wurde als Fehlzeit verbucht. (3) Du unterschätzt dein Soll — eine 40-Stunden-Woche entspricht ~173 Stunden im Monat, nicht 160. Öffne die Tagesansicht deines Arbeitszeitkontos und suche, wo die fehlenden Stunden sein könnten.

Ich sehe meinen Dienstplan nicht in der App.

Möglich: (1) Der Plan ist noch nicht veröffentlicht — dann siehst du nichts, bis der Vorgesetzte fertig ist. (2) Falscher Abteilungs-Filter — prüfe oben, dass die richtige Abteilung gewählt ist. (3) Browser-Cache — Seite einmal mit Strg+F5 neu laden.

Kann ich meinen Urlaub stornieren?

Solange dein Antrag noch „beantragt" ist (nicht genehmigt): Ja, selbst. Einfach in der Abwesenheiten-Liste auf „Zurückziehen". Ist er schon genehmigt: HR ansprechen. Die können stornieren — aber Achtung: bereits umgeplante Schichten kommen nicht automatisch zurück.

Ein Kollege hat mich gefragt, ob er mit meinem Login stempeln darf — darf er das?

Nein. Auch nicht „nur einmal, weil er sein Handy vergessen hat". Wenn er in deinem Namen stempelt, ist das Arbeitszeitbetrug — strafbar für ihn und für dich. Freundlich ablehnen, auf die Stempeluhr vor Ort verweisen.

Ich habe meine PIN vergessen.

HR fragen. Dort wird dir eine neue PIN vergeben. Das System speichert PINs nur gehasht — die alte kann niemand auslesen, sie kann nur ersetzt werden.

Ich bin aus Versehen zweimal eingecheckt (oder zweimal ausgecheckt).

Passiert. Reiche eine Korrekturanfrage vom Typ „Buchung löschen" ein und gib an, welche der beiden Einträge falsch ist. HR oder Vorgesetzter bereinigen das.

Warum sehe ich auf meinem Handy einen roten Punkt beim Status?

Wahrscheinlich bedeutet das: du bist gerade nicht eingecheckt. Das ist normal, wenn du nicht im Dienst bist. Der Punkt wird grün, sobald du einstempelst.

Ich war gestern da, aber das System zeigt „Nicht erschienen".

Eine Schicht war für dich geplant, aber keine Ein-Buchung existiert. Zwei Ursachen: (1) Du hast wirklich vergessen zu stempeln — Korrekturanfrage vom Typ „Check-in vergessen". (2) Du hast in einer anderen Abteilung gestempelt (Aushilfe), dann wurde deine geplante Schicht nicht „abgehakt" — sprich mit HR, die müssen das umbuchen.

Was passiert, wenn ich kurz nach meinem Einchecken noch mal einstempeln will?

Das System verhindert es — du kannst nicht zweimal einchecken, wenn du schon drin bist. Statt „Einchecken" siehst du dann „Auschecken" und „Pause".

Ich möchte meine gespeicherten Daten einsehen.

Die meisten siehst du in der App: Dienstplan, Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten, Korrekturen. Für die komplette DSGVO-Auskunft (inkl. Audit-Log): E-Mail an HR. Die stellen dir eine Übersicht zusammen.