HR-Administration – TuroTime Handbuch

§ 01

Überblick & Rolle

HR-Administration ist die systemweite Verwaltung aller personenbezogenen Daten und Arbeitszeitprozesse — abteilungsübergreifend. Während Abteilungsleiter ihre Schichten planen, sorgst du dafür, dass alles drumherum sauber läuft: Stammdaten, Urlaube, Krank-Meldungen, Arbeitszeitkonten und die Monatsauswertung.

Was dich als HR von anderen Rollen unterscheidet

Du siehst alle Mitarbeiter aller Abteilungen. Du kannst Abwesenheiten für jede Person anlegen, Korrekturen genehmigen, Stammdaten bearbeiten und Reports ziehen. Was du nicht machst: Accounts und Geräte konfigurieren — das ist dem Admin vorbehalten.

Deine Hauptverantwortungen

Im Tagesgeschäft dreht sich deine Arbeit um vier Achsen: Personal-Lifecycle (Einstellung, Austritt, Vertragswechsel), Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Sonderurlaub), Zeiterfassungs-Korrekturen (vergessene Ausstempelungen, fehlerhafte Buchungen), und Reporting (Monatsauswertungen, Überstunden, Stundenkonten). Dazu kommen wiederkehrende Aufgaben wie Feiertage pflegen und Lohnlaufvorbereitung.

§ 02

Das Dashboard

Dein Startpunkt unter /admin/dashboard. Zeigt dir alles, was heute Aufmerksamkeit braucht — in Karten angeordnet, priorisiert nach Dringlichkeit.

Die KPI-Leiste oben

Sechs bis acht Kacheln mit den wichtigsten Zahlen des Tages: wer ist grad eingecheckt, wie viele offene Anträge gibt's, wie viele Kennzeichnungen warten auf Bearbeitung. Kacheln mit Zahlen > 0 sind farblich hervorgehoben — dort liegt Handlungsbedarf.

Die Karten-Sektion

Darunter detailliertere Karten: Dringendes (alte offene Buchungen, fehlende Einstempelungen, nicht-Erschienene), Offene Anträge (Abwesenheiten + Korrekturen + Überstunden gemischt), Kennzeichnungen. Jede Zeile ist klickbar und führt direkt zum Bearbeitungsdialog.

Morgens 5 Minuten Scroll einmal über alle Karten und prüfe, ob etwas rot oder mit hoher Zahl steht. Das ist oft der schnellste Weg, den Tag zu priorisieren. Findest du nichts Rotes, kannst du entspannt in deinen eigentlichen Workflow starten.

Wochenende-Besonderheit

Am Montag siehst du oft einen Schwall von Wochenend-Einträgen: automatisch ausgestempelte Schichten vom Freitag/Samstag, Krankmeldungen vom Sonntag, Korrekturanfragen, die Mitarbeiter übers Wochenende gestellt haben. Plan eine halbe Stunde extra ein, um das aufzuarbeiten.

§ 03

Navigation & Sidebar

Alles, was du als HR brauchst, erreichst du über die Sidebar links. Die Navigation ist in logische Bereiche gruppiert.

Die Bereiche

Oben das Dashboard und die Schnellübersicht. Darunter die HR-Kernthemen: Mitarbeiter, Abwesenheiten, Korrekturen, Überstunden, Arbeitszeitkonten. Dann die Auswertungs-Ebene: Reports, Kennzeichnungen. Am unteren Rand Abteilungs-spezifisches: Dienstplan, Schichttausch, Wünsche. Ganz unten die Pflege-Themen: Feiertage, Einstellungen, Audit-Log.

Badges in der Sidebar

Neben jedem Menüpunkt mit offenen Aufgaben steht ein Badge mit Anzahl — gelb für „zu erledigen", rot für „dringend". So siehst du ohne Klicks, wo was liegt.

Was die Badges zählen

Abwesenheiten: offene Anträge. Korrekturen: ungeprüfte Anfragen. Überstunden: Überstunden-Anträge im Status „beantragt". Kennzeichnungen: unbearbeitete Flags. Schichttausch: Anträge, die auf HR-Moderation warten (nur wenn in den Einstellungen aktiviert).

§ 04

Mitarbeiter-Stammdaten

Unter /admin/employees findest du alle Mitarbeiter. Ein Klick auf einen Namen öffnet die komplette Personalakte.

Die Stammdaten-Seite

Fünf Bereiche pro Mitarbeiter: Grunddaten (Name, Geburtsdatum, Personalnummer, Anstellungstyp, PIN), Kontakt (E-Mail, Telefon, Adresse), Anstellung (Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Wochensoll, Urlaubstage), Abteilungs-Zuordnung (welche Abteilungen, ab wann, bis wann), Arbeitszeitregeln (max. Tagesarbeitszeit, Splitdienst-Erlaubnis, Mindestruhezeit).

Neuen Mitarbeiter anlegen

„Neu"-Button oben rechts

Öffnet das Formular. Pflichtfelder sind markiert.

Grunddaten ausfüllen

Vorname, Nachname, Personalnummer (eindeutig im Mandanten), Anstellungstyp (Angestellt/Azubi/Praktikant/Minijob), Geburtsdatum bei Azubis/Praktikanten unbedingt setzen — wegen Jugendschutz.

PIN festlegen

Mindestens 4-stellig, empfohlen 6. Das ist die Nummer, mit der sich der MA an Tablet/Terminal einstempelt. Wird gehasht gespeichert — du kannst sie später nicht mehr auslesen, nur neu setzen.

Abteilung zuweisen

Mindestens eine Abteilung. Gültigkeit von-bis optional — leer = unbefristet. Bei Mehrfach-Zuordnung kannst du einen Hauptstandort definieren.

Optional. Wenn der MA die App nutzen soll: Benutzername generieren lassen oder frei vergeben, Initial-Passwort setzen, Rolle auswählen (in der Regel „Mitarbeiter").

Speichern

Der neue Datensatz ist sofort aktiv. Der MA kann ab jetzt einstempeln, der Dienstplan zeigt ihn in den zugeordneten Abteilungen an.

Import via Excel

Unter /admin/employees/import findest du die Massen-Anlage. Vorlage herunterladen, ausfüllen, hochladen — das System prüft alle Zeilen, zeigt Fehler zeilenweise und legt nur die korrekten an. Keine Abteilungs-Zuordnung und keine Anstellungsdaten im Import — die musst du nachträglich manuell oder in einem zweiten Import ergänzen.

Vorsicht Lösche niemals einen Mitarbeiter, der bereits Zeitbuchungen hat. Stattdessen auf „inaktiv" setzen oder ein Austrittsdatum eintragen — dann bleibt die Historie erhalten, aber der MA taucht nicht mehr in aktuellen Planungen auf.

§ 05

Anstellungen & Austritt

Die Anstellung ist das Bindeglied zwischen Person und Vertragsbedingungen — sie definiert Wochensoll, Urlaubsanspruch und Gültigkeitszeitraum.

Mehrere Anstellungen zeitlich hintereinander

Wenn sich Vertragsbedingungen ändern (z.B. Azubi wird Angestellter, Teilzeit auf Vollzeit, Stundensoll-Änderung), legst du eine neue Anstellung mit dem neuen Gültigkeitsbeginn an. Die vorherige endet automatisch am Vortag. Das System rechnet dann für jeden Zeitraum mit den passenden Werten.

Austrittsdatum setzen

Einfach im Mitarbeiter-Profil unter „Anstellung" das Feld Austrittsdatum setzen. Ab diesem Datum:

Der MA kann nicht mehr einstempeln
Er taucht nicht mehr in neuen Dienstplan-Wochen auf
Bereits geplante Schichten nach dem Austritt werden visuell markiert (rotes „Austritt"-Badge), damit Abteilungsleiter sie entfernen können
In Reports erscheint er weiterhin für Zeiträume, in denen er angestellt war

Wochensoll & Urlaubsanspruch

Beides pro Anstellung: das Wochensoll (in Stunden, z.B. 40,00) ist die Basis für die Arbeitszeitkonto-Berechnung. Der Urlaubsanspruch wird jährlich auf das Urlaubskonto gebucht — bei unterjährigem Ein-/Austritt anteilig.

Sonderfall Bei Krankheitsjahr und Urlaubsverfall gilt die ständige Rechtsprechung: Urlaub verfällt nur nach Hinweis durch den Arbeitgeber. Bitte dokumentiere diese Hinweise außerhalb von TuroTime — das System speichert sie nicht.

§ 06

Arbeitszeit-Regeln

Individuelle Abweichungen vom Standard: maximale Tagesarbeitszeit, Mindestruhezeit, Splitdienst-Erlaubnis, Maximaltage-am-Stück. Nur setzen, wenn vom Standard abgewichen werden muss.

Wann Arbeitszeit-Regeln überschreiben

Die meisten MA brauchen keine individuellen Regeln — Standard gilt. Abweichungen sind sinnvoll bei: Azubis (strengere Jugendschutz-Parameter), Minijobbern (reduzierte Max-Tagesarbeitszeit), Mitarbeitern mit medizinischer Auflage (kürzere Schichten, feste Ruhezeiten), Splitdienst-Fähigen in Gastro (Frontoffice/Bar).

Splitdienst freischalten

Schalter „Splitdienst erlaubt" im Abschnitt Arbeitszeit-Regeln aktivieren. Damit erscheint im Dienstplan-Popover die Option „+ Splitdienst-Block" und der Abteilungsleiter kann zwei Schichtblöcke pro Tag planen.

Wirkungsweise der Werte

Die Werte werden vom Konflikt-Checker im Dienstplan geprüft. Überschreitungen werden je nach Einstellung entweder als Warnung angezeigt oder als Blocker die Planung verhindern — das steuert der Admin unter Einstellungen → Dienstplan.

§ 07

Abwesenheit erfassen

Unter /admin/absences verwaltest du alle Abwesenheiten. Mitarbeiter können selbst Urlaub beantragen — du kannst aber auch direkt als HR erfassen, z.B. für Krankmeldungen, die telefonisch reinkommen.

Einzel-Abwesenheit anlegen

„Neu"-Button oder Dashboard-Karte „Krankmeldung"

Formular öffnet sich. Als HR kannst du den MA frei wählen.

Mitarbeiter wählen

Suchfeld sucht über alle Abteilungen. Filter nach Name, Personalnummer oder Benutzername.

Typ wählen

Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Unbezahlter Urlaub, Freizeitausgleich. Jeder Typ hat andere Folgen (siehe § 10).

Zeitraum eintragen

Von-/Bis-Datum. Halbe Tage: Schalter „Halber Tag" aktivieren, dann erscheint Vormittag/Nachmittag-Auswahl.

Notiz (optional)

Bei Sonderurlaub: Anlass dokumentieren (Hochzeit, Beerdigung, Umzug). Bei Krankmeldung: ggf. Attest-Datum und Dauer vermerken.

Status setzen

Als HR kannst du direkt „genehmigt" setzen, wenn keine Freigabe-Schleife nötig ist. Bei Urlaubsanträgen vom MA selbst kommt der Status „beantragt" — dann ist eine Genehmigung erforderlich (siehe § 09).

Konfliktprüfung

Bevor gespeichert wird, prüft das System: Überlappt die Abwesenheit mit einer bereits genehmigten anderen? Gibt es geplante Schichten im Zeitraum? Reicht das Urlaubskonto aus? Bei harten Konflikten bricht die Anlage ab mit konkreter Fehlermeldung. Bei weichen Warnungen (z.B. „noch 3 Urlaubstage übrig, Antrag will 5") kannst du trotzdem speichern.

Auswirkung auf den Dienstplan

Sobald eine Abwesenheit genehmigt ist, erscheint sie im Dienstplan der betroffenen Abteilung als farbige Überlagerung (rot=Krank, orange=Urlaub, lila=Sonderurlaub). Geplante Schichten im Abwesenheitszeitraum werden markiert — der Abteilungsleiter muss sie entfernen oder umplanen.

Wichtig Bei rückwirkenden Krankmeldungen: prüfe, ob für die betroffenen Tage bereits Zeitbuchungen existieren. Falls ja, lösche die Buchungen zuerst (oder markiere sie), sonst wird der Mitarbeiter doppelt geführt — als krank und als anwesend.

§ 08

Sammel-Abwesenheit

Für Fälle, in denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind — Betriebsausflug, Hotelschließung, Brückentag-Anordnung. Unter /admin/absences/bulk.

Wann sinnvoll

Typische Anwendungsfälle: Der Betrieb schließt für Renovierung eine Woche, das Hotel macht Betriebsferien, die komplette Küchenmannschaft geht auf Firmenevent. Statt 20 Einzelabwesenheiten anzulegen, setzt du einen Bulk-Eintrag ab.

Mitarbeiter auswählen

Multiselect mit Abteilungs-Filter. Auch „alle aus Abteilung X" mit einem Klick.

Typ und Zeitraum eintragen

Wie bei Einzel-Abwesenheit. Halbe Tage gibt es bei Bulk nicht.

Vorab-Check

System zeigt pro Mitarbeiter: Urlaubskonto-Stand, bereits geplante Schichten, bestehende Abwesenheiten. Konfliktfälle sind hervorgehoben.

Einzelne abwählen (falls nötig)

Bei Konflikten kannst du einzelne MA aus der Aktion rausnehmen und sie separat behandeln.

„Anlegen" bestätigen

Alle gleichzeitig — jeweils als einzelner Abwesenheits-Datensatz.

§ 09

Anträge genehmigen

Mitarbeiter beantragen Urlaub über ihre App. Als HR moderierst du die Anträge — je nach Unternehmenspolitik allein oder zusammen mit dem jeweiligen Abteilungsleiter.

Die Antragsliste

Unter /admin/absences/pending siehst du alle offenen Anträge. Pro Zeile: Antragsteller, Typ, Zeitraum, Antragsdatum. Ein Klick öffnet die Detailansicht mit Konfliktanalyse.

Detailansicht

In der Detailansicht siehst du: verbleibender Urlaubsanspruch nach Genehmigung, bereits geplante Schichten im Zeitraum, Überlappungen mit anderen Anträgen im Team (Abteilungs-Kollegen mit Urlaub im selben Zeitraum), optionale Notiz des Antragstellers.

Anfrage prüfen

Stimmt der Zeitraum mit der Urlaubsplanung überein? Ist genug Personal in der Abteilung verfügbar? Gibt's Konflikte mit Events oder Rotationen?

Genehmigen oder ablehnen

Bei Genehmigung: Button „Genehmigen" — fertig. Bei Ablehnung: Button „Ablehnen" mit Pflichtfeld „Begründung" — der MA sieht die Begründung in seiner App.

Konflikt-Auflösung

Bei geplanten Schichten im Zeitraum: Option „Schichten entfernen und genehmigen" erspart dem Abteilungsleiter die Umplanung.

Stornierung bereits genehmigter Anträge

Wenn der MA nach Genehmigung seinen Urlaub storniert: Abwesenheit in der Detailansicht öffnen, Button „Stornieren". Der Urlaubstag wird zurück aufs Konto gebucht. Achtung: bereits entfernte Schichten kommen nicht automatisch zurück, der Abteilungsleiter muss sie neu planen.

§ 10

Abwesenheitstypen

Jeder Typ hat eigene Regeln: manche verbrauchen Urlaubstage, andere nicht; manche wirken aufs Arbeitszeitkonto, andere nicht; manche dürfen rückwirkend angelegt werden, andere nur zukünftig.

TuroTime unterscheidet sieben Abwesenheits-Typen:

Typ	Urlaubskonto	Arbeitszeitkonto	Rückwirkend?
Urlaub (vacation)	Abzug	Wird als Sollerfüllung gewertet	Nur mit Begründung
Krank (sick)	Kein Abzug	Sollerfüllung	Ja
Sonderurlaub (special_leave)	Kein Abzug	Sollerfüllung (abhängig vom Anlass)	Ja
Unbezahlter Urlaub (unpaid_leave)	Kein Abzug	Kein Sollerfüllung — Minusstunden	Selten sinnvoll
Freizeitausgleich (comp_time)	Kein Abzug	Sollerfüllung; wird vom Überstundenkonto abgezogen	Ja
Berufsschule (school)	Kein Abzug	Sollerfüllung (nur Azubis)	Ja
Unentschuldigt (unexcused)	Kein Abzug	Keine Gutschrift — fehlende Stunden bleiben Minus	Entsteht aus Flag-Bewertung

Urlaub umwandeln

In seltenen Fällen muss Urlaub nachträglich in Freizeitausgleich oder Unbezahlt umgebucht werden — z.B. wenn das Urlaubskonto überraschend ins Minus geraten ist. In der Detailansicht einer genehmigten Abwesenheit: Button „Umwandeln in…" → Ziel-Typ wählen → bestätigen.

Schultage bei Azubis

Für Azubis gibt es den Abwesenheits-Typ Berufsschule. Er wird zusätzlich im Berufsschulplan gepflegt (Stammdaten → Azubi-Details), damit wiederkehrende Schultage automatisch angelegt werden. Schultage erscheinen im Dienstplan mit Schule-Badge, blockieren keine Schicht-Planung und zählen als Sollerfüllung.

Unentschuldigtes Fehlen

Diesen Typ legst du in der Regel nicht manuell an. Er entsteht automatisch, wenn du im Dashboard-Flag „Nicht erschienen" auf Als unentschuldigt bewerten klickst (siehe § 15). Der betroffene Tag bleibt Minus im Arbeitszeitkonto, das Urlaubskonto bleibt unverändert. Faustregel: Unentschuldigt ist die richtige Bewertung, wenn der MA weder gearbeitet hat noch krank/beurlaubt war und sich nicht gemeldet hat.

§ 11

Korrekturanfragen

Wenn sich ein Mitarbeiter bei der Zeiterfassung vertut — vergessene Ausstempelung, falsche Uhrzeit, Check-in an falschem Tablet — kann er eine Korrekturanfrage stellen. Du entscheidest, ob sie gerechtfertigt ist.

Die fünf Korrekturtypen

Fehlende Einstempelung (missing_checkin): Der MA war anwesend, hat aber vergessen einzustempeln. Er gibt die tatsächliche Ankunftszeit an — du prüfst und genehmigst.
Fehlende Ausstempelung (missing_checkout): Häufigster Fall. Der MA hat beim Gehen nicht ausgestempelt. Überschreitet die laufende Buchung die eingestellte Maximaldauer (Default 720 Minuten = 12 Stunden), schließt das System die Buchung automatisch ab und setzt ein Flag „Auto-Checkout" — der MA stellt dann eine Korrektur, die nur die End-Zeit betrifft.
Falsche Zeit (wrong_time): Die gestempelte Zeit ist nachweislich falsch, z.B. weil die Tabletuhr nicht synchron war. Der MA schlägt die richtige Zeit vor.
Eintrag hinzufügen (add_entry): Kompletter Eintrag mit Start und Ende — für Tage, an denen das Stempeln komplett nicht funktioniert hat (z.B. Tablet offline, MA an anderem Standort).
Eintrag löschen (delete_entry): Eine Buchung wurde versehentlich angelegt (doppelt eingestempelt, falscher Tag). Der MA bittet um Löschung.

Korrektur prüfen und genehmigen

In der Liste (/admin/corrections) die Anfrage öffnen

Detailansicht zeigt: aktueller Eintrag (falls vorhanden), vorgeschlagene Änderung, Begründung des MA, Zeitstempel.

Plausibilität prüfen

Passt die Uhrzeit zum geplanten Dienst? Gibt es Hinweise (Dienstplan zeigt Schicht von X-Y, Korrektur möchte Check-in zu X+20min)?

Rücksprache mit Abteilungsleiter (optional)

Bei Unsicherheit: kurzer Anruf oder Chat-Nachricht. Der Abteilungsleiter weiß oft besser, ob der MA da war.

Genehmigen oder ablehnen

Genehmigen: Button „Übernehmen" — die Buchung wird sofort angepasst. Ablehnen: Button „Ablehnen" mit Begründung — der MA sieht sie.

Prinzip Im Zweifel eher genehmigen als ablehnen. Das Team soll die Korrekturen als Hilfe empfinden, nicht als Hürde. Häufen sich Korrekturen bei einer bestimmten Person: Ursachenanalyse (vergisst systematisch, Tablet-Problem, unklare Stempelregelung).

§ 12

Nachträgliche Buchungen

Manchmal musst du als HR direkt eine Buchung anlegen — ohne dass der MA vorher eine Korrektur beantragt hat. Das geht über die Mitarbeiter-Detailseite im Tab „Buchungen".

Wann nachträglich buchen

Beispiele: Der MA war nachweislich da, konnte aber nicht stempeln (Tablet defekt, Außeneinsatz); Lohnlauf-Vorbereitung zeigt eine Lücke, die nicht anders erklärbar ist; der Abteilungsleiter hat telefonisch bestätigt, dass eine Schicht stattgefunden hat und die Buchung fehlt.

Workflow

Mitarbeiter öffnen → Tab „Buchungen" → Datum wählen → „Buchung hinzufügen". Pflichtfelder: Check-in-Zeit, Check-out-Zeit, Pause. Optional: Notiz, Quelle (wird als „Admin" markiert, damit in Reports erkennbar).

Dokumentation Nachträgliche Buchungen sollten immer begründet werden — am besten in der Notiz. Bei Lohnlauf-Nachfragen wirst du sonst im Nachhinein nicht mehr wissen, warum du diese Stunden angelegt hast. Der Audit-Log zeigt zwar Wer und Wann, aber nicht Warum.

§ 13

Arbeitszeitkonten

Pro Mitarbeiter und Monat: Soll, Ist, Differenz, kumulierter Saldo. Unter /admin/work-accounts die Übersicht, Detailansicht pro MA.

Die Monatsübersicht

Tabelle mit allen aktiven MA des gewählten Monats: Soll-Stunden, Ist-Stunden, Differenz (grün wenn positiv, rot wenn negativ), kumulierter Saldo aus Vormonaten. Sortierbar und filterbar nach Abteilung.

Detailansicht pro MA

Ein Klick auf einen Namen öffnet die Monatsaufstellung Tag für Tag: pro Tag Soll, Ist, Differenz; unten die Monatssumme und der fortgeführte Saldo. Einzelne Tage sind klickbar und zeigen die zugrundeliegenden Buchungen.

Was ins Arbeitszeitkonto fließt

Ist: tatsächliche Netto-Arbeitszeit aus den Buchungen
Soll: aus Wochensoll der aktuellen Anstellung, proportional auf Arbeitstage verteilt. Bei 40h/5-Tage-Woche = 8h pro Arbeitstag
Ausgleich: Urlaub, Krank, Sonderurlaub werden als Soll-Erfüllung gewertet (Ist = Soll für diese Tage). Unbezahlter Urlaub nicht → Minusstunden
Freizeitausgleich: wird als Soll-Erfüllung UND Abzug vom Überstundenkonto gewertet

Monatsabschluss

Am Monatsende: Abschluss-Prüfung. Alle offenen Korrekturen sollten bearbeitet sein, alle Abwesenheits-Anträge bis einschließlich dieses Monats entschieden. Erst dann ist der Monat bereit für den Lohnlauf.

Export Die Monatsübersicht lässt sich als Excel exportieren — Button oben rechts in der Liste. Das ist die Basis für Lohn-Meldungen.

§ 14

Überstunden

Überstunden können pro Monat gesammelt und als Antrag eingereicht werden. Als HR entscheidest du über Anerkennung und Auszahlung/Ausgleich.

Wie Überstunden entstehen

Sobald das Arbeitszeitkonto eines Monats im Plus ist, sind diese Mehrstunden automatisch im Saldo. Das ist erst mal nur eine Zahl — keine automatische „Überstunde". Der MA muss sie aktiv beantragen, wenn er sie als Überstunden anerkannt haben will (für Auszahlung oder Freizeitausgleich).

Überstunden-Anträge prüfen

Unter /admin/overtime. Pro Antrag: MA, Monat, Brutto-Plusstunden, Netto-Plusstunden nach Abzug bereits gewährter Ausgleiche, Begründung.

Antrag öffnen

Detailansicht zeigt den Monat komplett, mit allen einzelnen Tages-Abweichungen.

Plausibilität prüfen

Sind die Plusstunden durch tatsächliche Mehrarbeit entstanden? Nicht durch falsche Zeiterfassung (vergessene Pausen, Auto-Checkout-Fehler)? Wenn unklar: zurück an den MA mit Rückfrage.

Form der Abgeltung festlegen

Drei Optionen: Auszahlung (Stundensatz × Anzahl), Freizeitausgleich (Übertrag auf Überstunden-Konto, später durch Abwesenheit abgebaut), Teils/Teils.

Genehmigen

Bei Auszahlung: Stunden erscheinen auf der Lohn-Meldung. Bei Ausgleich: Überstunden-Konto wird erhöht.

Einstellungen unter Überstunden → Einstellungen

Pro Mandant konfigurierbar: Soll-Toleranz vor Antrag nötig, maximale automatische Genehmigung, Verfallsfrist (wann verfallen nicht beantragte Plusstunden). Frag den Admin, wenn Werte angepasst werden müssen.

§ 15

Kennzeichnungen

Das System markiert auffällige Situationen automatisch mit „Kennzeichnungen" (Flags). Unter /admin/flags siehst du alle offenen.

Die neun Flag-Typen

Zu früh eingeloggt (early_checkin): MA hat vor dem geplanten Dienstbeginn eingestempelt. Prüfen: Planungsfehler oder absichtlicher Früh-Einsatz?
Zu früh ausgeloggt (early_checkout): MA ist vor dem geplanten Ende gegangen. Fehlzeit oder krank geworden?
Auffällige Buchung (suspicious): System erkennt untypische Muster (extreme Abweichung vom Planwert, Doppelt-Buchung).
Prüfung erforderlich (review_required): Manuell vom Abteilungsleiter gesetzt. Begleitnotiz im Flag.
Auto-Checkout (auto_checkout): Der MA hat vergessen auszustempeln, das System hat zur eingestellten Auto-Checkout-Uhrzeit (siehe Einstellungen) automatisch abgeschlossen. Häufigster Flag.
Hinweis (custom_note): Freitext-Kennzeichnung. Kein Handlungszwang.
Nicht erschienen (no_show): Geplante Schicht, aber keine Einstempelung und keine Abwesenheit. Kritisch — nachfragen.
Fehlende Buchung (missing_booking): Tag mit Schicht und gestempelter Anwesenheit, aber unvollständig (z.B. kein Check-out).
Keine Pause >6h (no_break): Arbeitstag über 6 Stunden ohne gebuchte Pause — gesetzlich vorgeschrieben ist eine Pause.

Flag bearbeiten

Ein Klick öffnet die Detailansicht. Je nach Flag stehen dir fünf Bewertungen zur Verfügung:

Als krank bewerten — legt automatisch eine Krank-Abwesenheit für den Tag an.
Als vergessenes Einstempeln bewerten — eröffnet die Korrektur-Maske mit den passenden Zeiten.
Als Dienstplan-Fehler bewerten — der MA war da, aber die Schicht war falsch eingeplant. Kein Minus.
Als Urlaub bewerten — wenn nachträglich klar ist, dass es ein Urlaubstag sein sollte.
Als unentschuldigt bewerten — der MA war ohne Angabe nicht da. Das Flag endet im Status assessed_unexcused, der Tag bleibt Minus.

Zusätzlich: Ignorieren (Flag als erledigt markieren, ohne Änderung an der Buchung), Notiz hinzufügen (Prüfung dokumentieren).

Achtung Nur HR und Admin dürfen Flags final bewerten. Abteilungsleiter können Flags zur Prüfung vorschlagen (Status pending_review), aber die Endentscheidung liegt bei dir. Das ist bewusst so — die Bewertung kann arbeitsrechtliche Folgen haben.

Routine Flags sollten wöchentlich durchgegangen werden. Ein ignoriertes „Nicht erschienen" über Wochen wird später zu einem Personalgespräch ohne solide Dokumentation.

§ 16

Reports & Auswertungen

Mehrere Standard-Reports unter /admin/reports. Jeder ist filterbar nach Zeitraum, Abteilung, Mitarbeiter und als CSV exportierbar (öffnet sich in Excel direkt). Die wichtigsten Reports haben zusätzlich einen PDF-Export für Druck und Archivierung.

Monatsübersicht

Pro MA für einen Monat: Soll, Ist, Differenz, Urlaubstage genommen, Krank-Tage, Überstunden-Saldo. Der wichtigste Report für Lohnlauf und Controlling.

Tagesübersicht

Ein Tag, alle MA einer oder mehrerer Abteilungen: Kommt-Zeit, Geht-Zeit, Pausen, Nettostunden. Gut für Ad-hoc-Checks („Wer war gestern im Frühdienst?").

Pausenauswertung

Pro MA: Wie oft wurde Pause gemacht? Wie lang im Schnitt? Auffälligkeiten: Tage ohne Pause trotz langer Schicht, sehr kurze Pausen. Relevant für gesetzliche Einhaltung.

Buchungsquellen

Statistik: wie viele Buchungen kamen vom Tablet, vom Handy, vom Terminal, per Admin-Eingriff? Zeigt, welche Stempelwege genutzt werden. Viele Admin-Eingriffe = Schulungs-Bedarf oder technisches Problem.

Abteilungsstatistik

Pro Abteilung: Gesamtstunden, Durchschnittsstunden pro MA, Abwesenheitsquoten, Überstunden-Entwicklung. Für Geschäftsführungs-Meetings.

Fehlzeiten & Lücken

Tage mit Flags, Tage ohne Buchung aber mit Schicht, unvollständige Buchungen. Die Aufräum-Liste für den Monats-Abschluss.

DATEV-Export

Drei Varianten für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung: DATEV Classic (Stunden je Lohnart, CSV für den Steuerberater), DATEV LODAS (Format für den Lohn-Service LODAS), DATEV-Übersicht (Vorschau vor dem eigentlichen Export). Beraternummer und Mandantennummer müssen einmalig in den Einstellungen gepflegt sein — das macht der Admin.

Monatsbericht als PDF

Der Monatsbericht hat zusätzlich einen PDF-Export für den Lohnlauf-Ordner oder als Anhang an Gehaltsabrechnungen. Button „PDF" oben rechts in der Monatsübersicht eines einzelnen Mitarbeiters.

Datenschutz Beim CSV- oder PDF-Export werden personenbezogene Daten ausgegeben. Dateien nicht per E-Mail teilen, sondern über sichere Wege. Nach Verwendung löschen.

§ 17

Dienstplan als HR

Als HR hast du Lese-Zugriff auf alle Dienstpläne, kannst aber in der Regel nicht selbst planen — das ist Abteilungsleiter-Sache. In Ausnahmen (Vertretung, Fehlerbehebung) kann dir der Admin Bearbeitungsrechte geben.

Was du im Dienstplan tun solltest

Abgleich mit Abwesenheiten: sind alle genehmigten Urlaube im Plan korrekt als Fehlzeit markiert? Überprüfung der Gesamt-Auslastung: wieviel Personal pro Tag in jeder Abteilung? Kontrolle auf Konflikte: werden Ruhezeit-Warnungen ignoriert oder blockieren sie?

Was nicht deine Aufgabe ist

Schichten einzeln planen, Dienste zuweisen, Vorlagen anlegen. Das ist operative Abteilungsarbeit. Greif nur ein, wenn der zuständige Abteilungsleiter nicht erreichbar ist und akute Probleme zu lösen sind.

§ 18

Schichttausch-Übersicht

Mitarbeiter dürfen ihre Schichten eigenständig untereinander tauschen. Als HR hast du Einblick in alle Tausche und kannst bei Bedarf moderieren.

Die Tausch-Übersicht

Unter /admin/shift-swaps: alle Tausche — angefragte, akzeptierte, abgelehnte, abgelaufene. Filter nach Abteilung, Status, Zeitraum.

Wann musst du eingreifen?

Das System filtert automatisch: nur Tausche zwischen derselben Abteilung, nur gleicher Mitarbeiter-Typ (Angestellte ↔ Angestellte, Azubi ↔ Azubi), nur konfliktfreie Tausche. Der Abteilungsleiter bekommt den Tausch zur Genehmigung vorgelegt. Du greifst nur ein bei Missbrauch-Verdacht (zu viele Tausche einer Person) oder wenn Abteilungsleiter nicht verfügbar ist.

Soft-Limit für Tausche

In den Einstellungen konfigurierbar: Max. Tausche pro MA pro Monat (z.B. 3). Wird es überschritten, erscheint eine Warnung — aber der Tausch ist weiterhin möglich. Sinn: verhindert, dass Mitarbeiter den Dienstplan via Tausch praktisch neu schreiben.

§ 18a

Wunschdienste & Wunschfrei

Mitarbeiter können für zukünftige Wochen Wünsche hinterlegen: bestimmter Tag frei, bestimmte Schicht gewünscht, Wochenende geblockt. Der Abteilungsleiter sieht die Wünsche bei der Planung und kann sie berücksichtigen — ohne Zusage.

Die HR-Übersicht

Unter /admin/wishes siehst du alle aktiven Wünsche aller Mitarbeiter. Filterbar nach Abteilung, Mitarbeiter, Zeitraum und Typ (Wunschdienst/Wunschfrei). Gut für Transparenz: falls ein MA klagt, zu wenig Wunschfrei zu bekommen, kannst du quantitativ prüfen, wie viele Wünsche von ihm eigentlich eingereicht wurden und wie viele davon erfüllt wurden.

Einstellungen

Unter /admin/wishes/settings: Vorlaufzeit (wie früh muss ein Wunsch eingereicht sein?), maximale Wünsche pro Monat pro MA, Regeln für Wunsch-Kollisionen. In der Regel nur einmalig konfiguriert, dann vergisst man sie.

Abgrenzung Wünsche sind keine Abwesenheitsanträge. Ein Wunsch ist unverbindlich — der Abteilungsleiter kann ihn erfüllen oder begründet übergehen. Wer definitiv frei haben muss (Arzttermin, Urlaub), stellt einen Urlaubs-/Sonderurlaubs-Antrag.

§ 18b

Azubi-Ausleihe

Wenn Azubis zwischen Abteilungen rotieren (Ausbildungsordnung), können sie von der Stamm-Abteilung an eine andere „ausgeliehen" werden — für einen Tag, eine Woche oder eine ganze Rotations-Phase. Unter /admin/apprentice-loans.

Wie es funktioniert

Die aufnehmende Abteilung stellt eine Ausleih-Anfrage für einen bestimmten Azubi und Zeitraum. Die Stamm-Abteilung (bzw. der zuständige Abteilungsleiter dort) bekommt die Anfrage zur Genehmigung. Nach Genehmigung erscheint der Azubi während des Zeitraums im Dienstplan der aufnehmenden Abteilung und kann dort eingeplant werden. Nach Ablauf wandert er automatisch zurück.

Deine HR-Sicht

In der Listenansicht siehst du alle Ausleih-Anfragen aller Abteilungen. Status-Filter: offen, genehmigt, abgelehnt, storniert. Für Ausbildungsnachweise oder Diskussionen mit IHK lässt sich so belegen, welcher Azubi wann in welcher Abteilung war.

Wann musst du als HR eingreifen?

In der Regel gar nicht — die Genehmigung läuft zwischen den beteiligten Abteilungsleitern. Du greifst ein, wenn: (1) ein Azubi ungewöhnlich oft in andere Abteilungen ausgeliehen wird und dadurch die Berufsschul-Plan-Lage unübersichtlich wird, (2) Konflikte zwischen Abteilungsleitern auftreten („Azubi war versprochen, ist aber schon woanders"), oder (3) der Ausbildungsplan eine bestimmte Reihenfolge vorschreibt, die nicht eingehalten wird.

Fachbereiche Die Ausleihe funktioniert am besten, wenn Fachbereiche gepflegt sind (Abteilung → Einstellungen → Fachbereich). Dann schlägt das System passende Ziel-Abteilungen vor — z.B. „Azubi aus F&B Hotel 1" kann an „F&B Hotel 2" ausgeliehen werden, weil beide im Fachbereich „F&B".

§ 19

Feiertage pflegen

Unter /admin/holidays. Typischerweise einmal im Jahr — am besten im Dezember für das Folgejahr.

Vorbefüllung pro Bundesland

Das System kennt die bundesweiten und regionalen Feiertage pro Bundesland. Beim Anlegen eines Jahres: „Vorschläge laden" → alle gesetzlichen Feiertage werden vorgeschlagen — du bestätigst oder entfernst einzelne.

Betriebliche Zusatz-Feiertage

Heiligabend, Silvester, Gründungstag des Hotels — nicht gesetzliche, aber betriebliche freie Tage. Einfach als eigenen Eintrag anlegen mit Name und Datum. Optional: als „halber Tag" markieren.

Wirkung auf Arbeitszeitkonto

Gesetzliche Feiertage zählen bei regelmäßig am Wochentag arbeitenden MA als Sollerfüllung — d.h. der MA bekommt Soll-Stunden gutgeschrieben, ohne zu arbeiten. Bei Schichtbetrieb mit regelmäßiger Feiertagsarbeit: Zuschläge werden separat berechnet (außerhalb von TuroTime).

Jahreswechsel Lege die Feiertage des neuen Jahres vor dem 1. Januar an — sonst arbeitet der Konflikt-Checker im Dienstplan falsch und rechnet Feiertage wie Arbeitstage.

§ 20

Systemeinstellungen

Die meisten Einstellungen gehören dem Admin — ein paar Bereiche sind für HR relevant. Unter /admin/settings.

Zeiterfassungs-Einstellungen

Maximale Buchungsdauer (max_booking_duration in Minuten): nach wievielen Minuten ohne Ausstempeln schließt das System automatisch ab? Der Default ist 720 Minuten = 12 Stunden. Die Schwelle ist bewusst eine Dauer ab Check-in und kein fester Uhrzeit-Zeitpunkt — bei Schichtbetrieb (Früh/Spät/Nacht) würde ein fixer Zeitpunkt sonst laufende Nachtdienste zwangsschließen.
Mindest-Pause bei >6h: Dauer der Pflichtpause in Minuten.
Rundung beim Stempeln: auf volle Minute, 5 Min, 15 Min.

Schichtdienst-Hinweis Die 720 Minuten sind für normale Tagschichten komfortabel. Wer ungewöhnlich lange Schichten fährt (z.B. Bereitschaftsdienst über Nacht), kann den Wert auf 960 Minuten (16 h) oder mehr anheben. Umgekehrt lohnt es sich bei reinem Tagesbetrieb, den Wert zu senken (z.B. 600 Minuten = 10 h) — dann werden vergessene Ausstempeln früher erkannt.

Abwesenheit-Einstellungen

Urlaubsjahr-Definition: Kalenderjahr oder 1. April – 31. März (Hotel-Üblich).
Automatische Urlaubs-Übertragung: ins nächste Jahr? Wenn ja, bis wann?
Genehmigungspflicht: Urlaub immer durch HR und Abteilungsleiter, oder nur einer von beiden?

E-Mail-Benachrichtigungen

Das System schickt automatisch Mails bei Plan-Veröffentlichung, Änderungen nach Veröffentlichung, Anträge-Entscheidungen, Schichttausch-Anfragen. Welche Trigger aktiv sind und an wen sie gehen — konfigurierbar. Bei Mail-Versand-Problemen: Admin kontaktieren, SMTP-Einstellungen sind dessen Domäne.

§ 21

Audit-Log

Jede Änderung im System wird geloggt — wer hat wann was gemacht. Unter /admin/audit. Schreibgeschützt, nur Lesezugriff.

Was geloggt wird

Stammdaten-Änderungen, Abwesenheiten (Anlage, Genehmigung, Stornierung), Korrekturen (Anlage, Genehmigung), Dienstplan-Änderungen, Login-Versuche, Rollen-Änderungen, Gerätekonfiguration. Pro Eintrag: Zeitstempel, User, Aktion, Objekt, alte Werte, neue Werte.

Wann brauchst du den Audit-Log?

Reklamationen: „Ich hatte doch zugesagt, dass..." — Audit-Log zeigt, wer wann was gesagt hat.
Nachweis bei Prüfungen: Arbeitsrecht-Prüfungen, Zollprüfungen, Wirtschaftsprüfer. Der Log ist revisionssicher.
Fehlersuche: „Plötzlich sind Stunden weg" — Audit-Log zeigt, ob und wer was geändert hat.
Sicherheit: verdächtige Login-Versuche, unerwartete Rollen-Eskalation.

Aufbewahrung Der Audit-Log wird unbegrenzt gespeichert. Bei Datenschutz-Anfragen nach DSGVO (Löschung) kontaktiere den Admin — manche Einträge müssen für Nachweiszwecke aufbewahrt werden, andere können gelöscht werden.

§ 22

Praxistipps

Was sich in Hotels mit TuroTime bewährt hat.

Der Monats-Rhythmus

Wöchentlich (Montags, 30 Min): Dashboard-Check, offene Korrekturen und Anträge abarbeiten, Kennzeichnungen durchgehen.
Zur Monatsmitte: Fehlzeiten-Report prüfen, mit Abteilungsleitern absprechen bei Auffälligkeiten.
Zum Monatsende: alle offenen Anträge entscheiden, Überstunden-Anträge bearbeiten, Arbeitszeitkonten-Report ziehen, Lohnlauf vorbereiten.
Quartalsweise: Urlaubsplanung-Check (wer hat noch wieviel offen?), Abteilungsstatistik anschauen.
Jährlich: Feiertage pflegen, Jahresabschluss-Report, Urlaubsübertragung.

Mit Abteilungsleitern kommunizieren

Abteilungsleiter und HR sind Partner — keiner funktioniert ohne den anderen. Kurze, regelmäßige Rücksprachen sparen langfristig viel Arbeit. Wenn du Muster siehst (ein Team hat ungewöhnlich viele Krank-Tage, ein anderes ungewöhnlich viele Überstunden), sprich es an.

Grenzen der Automatisierung

TuroTime ist ein Werkzeug, keine Entscheidungsinstanz. Jede Genehmigung, jeder Korrektur-Eintrag ist deine Verantwortung — nicht die des Systems. Vertraue den Daten, aber prüfe Auffälligkeiten.

§ 23

Glossar

HR-relevante Begriffe und was sie in TuroTime bedeuten.

Anstellung: Zeitlich begrenzter Vertragsdatensatz mit Wochensoll, Urlaubsanspruch und Anstellungstyp. Pro MA können mehrere Anstellungen zeitlich hintereinander existieren.
Abteilungs-Zuordnung: Legt fest, zu welcher Abteilung ein MA gehört. Zeitlich begrenzt (von-bis). Ein MA kann mehreren Abteilungen gleichzeitig zugeordnet sein.
Arbeitszeitkonto: Kumulierter Saldo aus Soll und Ist über einen Zeitraum. Im Plus = Überstunden, im Minus = Minusstunden.
Auto-Checkout: Automatischer Check-out, wenn ein MA vergessen hat auszustempeln. Das System schließt offene Buchungen, sobald die in den Einstellungen hinterlegte maximale Buchungsdauer (Default 720 Minuten = 12 h ab Check-in) überschritten wird. Kein fester Uhrzeit-Zeitpunkt — das wäre bei Schichtbetrieb gefährlich.
Azubi: Mitarbeiter-Typ mit Jugendschutz-Prüfungen, Berufsschul-Plan und spezifischen Arbeitszeit-Regeln.
Entry-Flag (Kennzeichnung): Automatische oder manuelle Markierung auf einer Buchung oder Schicht. Signalisiert Handlungsbedarf oder dokumentiert Besonderheiten.
Freizeitausgleich: Abwesenheits-Typ: der MA nimmt Überstunden als freie Zeit. Reduziert das Überstunden-Konto.
Konfliktprüfung: Automatische Prüfung auf arbeitszeitrechtliche Verstöße: Ruhezeit, max. Tagesarbeitszeit, Jugendschutz, etc.
Korrekturanfrage: Antrag eines Mitarbeiters auf Anpassung einer bestehenden Buchung oder Neuanlage einer fehlenden.
Mandant: Das Unternehmen bzw. die Organisationseinheit in TuroTime. Jedes Hotel = ein eigener Mandant mit separaten Daten.
Personalnummer: Eindeutige Nummer pro MA im Mandanten. Vom Lohnsystem übernommen.
PIN: 4- oder 6-stellige Nummer zum Einstempeln am Tablet oder Terminal. Pro MA individuell.
Rolle: Berechtigungsstufe. Das System kennt vier Rollen mit drei Rängen: Mitarbeiter (employee, Rang 1 — nur eigene Daten), Supervisor / Abteilungsleiter (supervisor bzw. department_manager, Rang 2 — Abteilungs-Daten) und HR (hr, Rang 2 — Mandanten-weit), Admin (admin, Rang 3 — Systemkonfiguration). HR und Supervisor sind gleichrangig, unterscheiden sich aber im Scope: Supervisor sieht nur seine Abteilung, HR sieht alle.
Urlaubsanspruch: Jahres-Kontingent an Urlaubstagen pro MA. Aus der Anstellung abgeleitet.
Urlaubskonto: Lebendes Saldo: Anspruch minus genommener Urlaub. Zeigt, wieviel noch übrig ist.
Wochensoll: Vertraglich vereinbarte Wochen-Arbeitszeit in Stunden. Basis für das Arbeitszeitkonto.

§ 24

FAQ

Die Fragen, die im Alltag immer wieder kommen.

Ein MA hat rückwirkend eine Krankmeldung gebracht. Was jetzt?

Abwesenheit als „Krank" anlegen mit den zutreffenden Daten. Wenn an diesen Tagen bereits Stempelungen existieren: vorher prüfen, ob sie korrekt sind (manchmal war der MA morgens noch da und ist dann krank geworden). Buchungen, die nicht mehr stimmen, löschen oder kürzen. Der MA bekommt die Krank-Tage als Soll-Erfüllung — kein Minus auf dem Konto.

Kann ein MA seinen eigenen Urlaubsantrag stornieren?

Nur solange er noch „beantragt" ist, nicht genehmigt. Genehmigte Abwesenheiten kannst nur du als HR stornieren. Das ist Absicht — sonst wären Dienstplan-Änderungen durch stornierte Urlaube nicht nachvollziehbar.

Der Lohnlauf fragt nach Zahlen, die ich in keinem Report finde.

Fast alles steht in der Monatsübersicht — aber ggf. nicht exakt in der Form, die dein Lohnprogramm möchte. Excel-Export + eigene Formeln lösen 90% der Fälle. Bei exotischen Anforderungen (z.B. Zuschläge): kontaktiere den Admin, er kann eine Sonderauswertung bauen oder ein anderes Auswertungswerkzeug anbinden.

Der MA fordert Einsicht in seine Daten nach DSGVO. Was tue ich?

Der MA hat Recht auf Auskunft. Für TuroTime: Mitarbeiter-Stammdaten anzeigen, alle Abwesenheiten listen, alle Zeitbuchungen des Anfrage-Zeitraums exportieren, Audit-Log-Einträge zu seiner Person auf Anfrage ausgeben. Der Admin kann die Zusammenstellung unterstützen. Dokumentiere die Anfrage außerhalb von TuroTime.

Ich sehe im Dashboard viele „Nicht erschienen"-Flags, die Mitarbeiter waren aber tatsächlich da.

Typische Ursache: eine Schicht wurde im Dienstplan geplant, der MA hat aber in einer anderen Abteilung gestempelt (z.B. aushilfsweise) — das System findet die Schicht nicht, markiert als „Nicht erschienen". Prüfen: war der MA anderswo? Dann in der dortigen Abteilung die Buchung suchen und ggf. umbuchen. Oder: es wurde ein Urlaub/Krank vergessen einzutragen — rückwirkend anlegen, das Flag löst sich auf.

Wie korrigiere ich eine bereits genehmigte Abwesenheit?

Abwesenheit öffnen → „Bearbeiten". Zeitraum, Typ oder Notiz ändern — das System prüft die Auswirkung auf Urlaubskonto und Arbeitszeitkonto und zeigt die Differenz. Achtung: wenn bereits Gehalt basierend auf dem alten Stand ausgezahlt wurde, müsst ihr das außerhalb nachhalten.

Ein MA wechselt die Abteilung. Wie pflege ich das?

In der Mitarbeiter-Detailansicht → Tab „Abteilungs-Zuordnung". Die bestehende Zuordnung mit einem Endedatum versehen, eine neue Zuordnung ab dem Folgetag anlegen. Der Dienstplan übernimmt automatisch: ab dem Wechseltag erscheint der MA in der neuen Abteilung, vorher in der alten.

Der MA sagt, seine PIN funktioniert nicht mehr.

Stammdaten des MA öffnen → „PIN zurücksetzen". Neue PIN vergeben und dem MA mitteilen — auf sicherem Weg (nicht per SMS oder Post-it). Das System speichert PINs nur gehasht, du kannst die alte nicht sehen. Mehrfach-fehlgeschlagene PIN-Eingaben lösen eine temporäre Sperre aus — siehe Terminal-Handbuch.

Warum steht im Monatsreport ein Minus, obwohl der MA sich sicher ist, viel gearbeitet zu haben?

Ursachen-Checkliste: (1) Fehlender Check-out → Auto-Checkout mit geschätzter Zeit? (2) Nicht genehmigter Krankentag, der als Fehlzeit gebucht wurde? (3) Falsch gestempeltes Datum? (4) Der MA unterschätzt seine Soll-Stunden (Vollzeit 40h = 173h im Monat). Arbeitszeitkonto-Detail öffnen, Tag-für-Tag prüfen — der Fehler steht meist an einem konkreten Tag.

Ein Abteilungsleiter möchte eine Funktion, die ich nicht finde.

Viele Funktionen sind rollen-gebunden — was er sieht, siehst du nicht und umgekehrt. Konkret nachfragen: wo klickt er hin, was sucht er? Oft ist es nur eine andere Bezeichnung für dasselbe. Wenn die Funktion wirklich fehlt: Feature-Request an den Admin oder ans TuroTime-Support-Team.

Ich habe aus Versehen einen Mitarbeiter inaktiv gesetzt.

Stammdaten öffnen, Schalter „aktiv" wieder an. Die Daten sind nicht gelöscht. Eventuell war der MA im Dienstplan-Zeitraum als „inaktiv" ausgegraut — nach Reaktivierung wieder normal planbar. Prüfe, ob zwischenzeitlich andere Anpassungen nötig waren (z.B. Schichten, die während der Inaktiv-Phase an andere verteilt wurden).

Zwischen „Abwesenheit" und „Freizeitausgleich" — wo ist der Unterschied?

Abwesenheit ist der Oberbegriff für jede Art der Nicht-Anwesenheit. Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Unbezahlt und Freizeitausgleich sind alles Abwesenheits-Typen. Freizeitausgleich ist speziell: er wird vom Überstundenkonto abgezogen, nicht vom Urlaubskonto. Der MA tauscht also Überstunden gegen freie Zeit.

Der Report sagt, X MA hat 180% Sollerfüllung. Kann das stimmen?

Theoretisch schon — wenn der MA wirklich sehr viel Überstunden gemacht hat. Prüfung: plausible Einzelbuchungen? Tage mit mehr als 12h? Nach mehreren Tagen am Stück ohne Ruhetag? Falls auffällig: Korrekturen und Auto-Checkouts prüfen, da gibts oft übersehene Fehlerquellen. Bei >150% Monatserfüllung eine Plausibilitätsrunde mit dem Abteilungsleiter machen.