Das HR-Administrations-Handbuch

Überblick und Rollen

Als HR verwaltest du abteilungsübergreifend alles rund um Personal und Arbeitszeit: Stammdaten, Abwesenheiten, Korrekturen, Arbeitszeitkonten, Überstunden und Auswertungen. Dieses Handbuch beschreibt, was du in TuroTime siehst und wie du es bedienst.

Die fünf Systemrollen

„Mitarbeiter"

Sieht nur die eigenen Daten: Stempeln, Dienstplan, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonto. Beschrieben im Mitarbeiter-Handbuch.

„Abteilungsleitung"

Arbeitet nur in den eigenen Abteilungen: Dienstplan, Abwesenheiten vorgenehmigen, Korrekturen, Kennzeichnungen. Beschrieben im Dienstplan-Handbuch.

„HR / Personal"

Deine Rolle. Mandantenweit, ohne die Menügruppe „System".

„Direktion"

Sieht mandantenweit, plant aber nicht. Der Dienstplan ist für die Direktion nur lesbar.

„Administrator"

Vollzugriff, inklusive Benutzer, Berechtigungen, Geräte und Einstellungen.

Dein eigenes Konto

Dein Passwort änderst du unten in der Seitenleiste über „Passwort ändern" (/profil/passwort). Nach einem Zurücksetzen durch den Admin verlangt TuroTime beim nächsten Login ein neues Passwort. Bist du selbst als Mitarbeiter angelegt, siehst du zusätzlich die Menügruppe „Meine Zeiterfassung" mit „Stempeluhr", „Mein Tag" und „Meine Abwesenheiten".

Das Dashboard

Dein Startpunkt unter /admin/dashboard. Oben neun Kacheln mit den Zahlen des Tages, darunter Karten mit allem, was heute Aufmerksamkeit braucht.

Die neun Kacheln

„Aktuell anwesend", „Heute abwesend", „Heute krank", „Nicht eingeloggt", „Nicht erschienen", „Nicht ausgestempelt", „Anträge", „Kennzeichnungen" und „Mitarbeiter gesamt". Jede Kachel ist anklickbar und öffnet die passende Liste. Kacheln mit Handlungsbedarf sind farblich hervorgehoben.

Sektion „Handlungsbedarf"

Die Sektion erscheint nur, wenn etwas offen ist. Mögliche Karten:

• „📋 Dienstplan nicht veröffentlicht" — Abteilungen, deren Plan für die laufende oder die kommende Woche fehlt. Status „Überfällig" oder „Fällig", Button „Zum Plan →".
• „🚨 Schicht beendet, noch eingestempelt" — mit „Prüfen →" kommst du zum Mitarbeiter.
• „⏱️ Nicht eingeloggt" — geplante Schicht läuft, aber es gibt keine Buchung.
• „❌ Nicht erschienen"
• „📬 Offene Anträge" — Abwesenheiten, Korrekturen und Überstunden gemischt.

Sektionen „Tagesstatus" und „Personal"

Unter „Tagesstatus" stehen die Karten „📅 Heute abwesend" und „🚩 Kennzeichnungen". Unter „Personal" findest du „🎂 Geburtstage" und „👋 Ein- & Austritte".

Warnhinweise ganz oben

Zwei Hinweise können über den Kacheln erscheinen: „⚠️ Benachrichtigungs-Warteschlange" (E-Mails konnten nicht versendet werden) und „⚠️ Onboarding-Entwurf nicht aktiviert" (die Ersteinrichtung wurde nicht abgeschlossen, es gelten Standardwerte). In beiden Fällen: den Admin informieren.

Navigation

Alles erreichst du über die Seitenleiste links. Sie ist in Gruppen gegliedert. Du siehst nur Punkte, für die du berechtigt bist und die in eurem Betrieb eingeschaltet sind.

Die Gruppen

„Übersicht"

„Dashboard".

„Verwaltung"

„Mitarbeiter", „Abwesenheiten", „Korrekturen", „Überstunden", „Kennzeichnungen", „Abteilungen", „Stundenzettel".

„Auswertung"

„Arbeitszeitkonten" und „Auswertungen".

„Planung"

„Dienstplan", „Schichttausch", „Azubi-Ausleihe", „Einsatzplan", „Dienstwünsche", „Bereichsgruppen", „Rollen", „Ereignisse", „Änderungsprotokoll". Details stehen im Dienstplan-Handbuch.

„Meine Zeiterfassung"

Nur wenn du selbst als Mitarbeiter angelegt bist: „Stempeluhr", „Mein Tag", „Meine Abwesenheiten".

Ganz unten stehen „Benutzerhandbuch" (die Hilfe in der Anwendung), „E-Mail-Support", „Passwort ändern" und „Abmelden". Die Gruppe „System" sieht nur der Admin.

Zähler in der Seitenleiste

Neben „Abwesenheiten", „Korrekturen", „Kennzeichnungen", „Schichttausch" und „Azubi-Ausleihe" steht ein roter Zähler, sobald dort etwas auf eine Entscheidung wartet. Ein Klick auf „Abwesenheiten" oder „Korrekturen" öffnet direkt die offenen Vorgänge.

Mitarbeiter anlegen und Stammdaten

Unter /admin/employees findest du alle Mitarbeiter. Die Liste ist nach jeder Spalte sortierbar. Inaktive blendest du mit „Inaktive anzeigen" ein, mit „Nur Abteilungsleiter" filterst du auf die Leitungen.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Die Akte eines Mitarbeiters: fünf Reiter

Ein Klick auf einen Namen öffnet die Akte. Oben stehen Name, Personalnummer, Hauptabteilung und der Beschäftigungsstatus („beschäftigt seit …", „ausgetreten am …", „kommt wieder am …") sowie der Schalter „Aktiv" / „Inaktiv". Darunter die Reiter „Übersicht", „Person", „Vertrag", „Zugang" und „Einsatz". Jeder Reiter speichert für sich; ein Sammel-Speichern über alles gibt es nicht mehr.

„Übersicht"

Kennzahlen des Tages, „Schnellzugriff" auf „📊 Arbeitszeitkonto", „📅 Monatsübersicht", „🏖 Abwesenheiten" und „✏️ Korrektur erstellen", „⚓ Startsalden" (§ 07), „Dienstpläne lesen" (Anzeige der Leserechte, gepflegt auf der Berechtigungsseite) und „📅 Übersicht ±7 Tage" mit Schichten, Buchungen und Abwesenheiten.

„Person"

„Vorname", „Nachname", „E-Mail", „Geburtstag", „Bundesland" (für die Feiertage) mit eigenem „Speichern". Die interne Personalnummer steht hier nur zum Lesen; ändern kann sie allein der Admin über „ändern…" mit einer Bestätigung der Folgen. E-Mail und Geburtstag sehen nur Konten mit Zugriff auf sensible Personaldaten.

„Vertrag"

Zeitstrahl der Beschäftigung je Jahr, Anspruch je Jahr und die Liste der Ereignisse (Eintritt, Vertragsänderung, Austritt, Wiedereintritt, Typwechsel, Zusatzurlaub, Resturlaub Vorjahr, Startsaldo). Jedes Ereignis hat einen eigenen Dialog, siehe § 05.

„Zugang"

Block „Tablet-PIN" mit „Neue PIN" und „PIN sperren" (nur, wenn euer Betrieb ein Stempelgerät hat) und Block „Mobiler Login" mit Benutzername, Schablone, letztem Login, den Schaltern „Mobiler Login erlaubt" und „Mobiles Check-in/Check-out" sowie den Aktionen „Login einrichten", „Passwort zurücksetzen", „Schablone wechseln" und „Login sperren". Jede Aktion hat einen eigenen Dialog und wird protokolliert. Eine neue PIN oder neue Zugangsdaten zeigt TuroTime genau einmal auf einer Ergebnisseite – dort drucken oder übergeben; später sind sie nirgends mehr einsehbar. Ohne E-Mail-Adresse ist ein Login möglich, die Zugangsdaten gibst du dann ausgedruckt oder mündlich weiter. „Mobiles Check-in/Check-out" setzt den mobilen Login voraus; ohne ihn weist die App das Stempeln ab. „Schablone wechseln" und „Login sperren" sehen nur Konten mit dem Recht für Benutzer und Rollen.

„Einsatz"

„Abteilungszuordnungen" (jede Zeile speichert sofort), die „Einsatzregeln" (§ 06, nur in Betrieben mit Dienstplan) und die Schalter „Gleitzeit" (es wird immer die exakte Zeit gebucht) und „Von der Zeiterfassung ausgenommen" mit einem gemeinsamen „Speichern". Für ausgenommene Mitarbeiter führt TuroTime kein Soll, keinen Saldo und keine Kennzeichnungen; diesen Schalter sehen nur berechtigte Konten. Über „Zuordnung hinzufügen" legst du „Abteilung", „Gültig von", „Gültig bis (leer = unbefristet)", „Typ" („Dauerhaft", „Rotation" oder „Temporär") und „Notiz" fest.

Wer einen Mitarbeiter nur ansehen darf (zum Beispiel die Abteilungsleitung für ihre Leute), sieht dieselben Reiter ohne Aktionen und Speichern-Knöpfe.

Import per CSV

Unter /admin/employees/import („⬆ CSV-Import") legst du viele Mitarbeiter auf einmal an. Über „⬇ Muster-CSV herunterladen" bekommst du die Vorlage. Das Format: Semikolon-getrennt, UTF-8, höchstens 2 MB, erste Zeile ist die Kopfzeile.

Bereits vorhandene Personalnummern überspringt der Import. Jeder importierte Mitarbeiter bekommt eine zufällige PIN. Abteilungszuordnung und Login-Konto legt der Import nicht an, das machst du danach einzeln.

Vertrag, Vertragsänderung, Austritt

Sollstunden und Arbeitstage pro Woche sind die Basis für das Arbeitszeitkonto. Damit bereits gerechnete Monate stabil bleiben, änderst du diese Werte nicht direkt, sondern immer zu einem Datum.

Vertragsänderung zum Datum

Liegt das Wirkdatum in der Vergangenheit, verlangt TuroTime eine zusätzliche Bestätigung. Liegt es in einem bereits abgeschlossenen Monat, lehnt TuroTime die Änderung ab.

Zeitstrahl und Ereignisse

Im Reiter „Vertrag" zeigt der Zeitstrahl je Jahr die Beschäftigungszeiträume als Balken und die Vertragsabschnitte mit ihren Sollstunden; eine rote Linie markiert heute, künftige Abschnitte sind gestrichelt. Darunter steht die Liste der Ereignisse mit Datum, Art und Kerndaten. Bei künftigen Ereignissen findest du „ändern" und „zurücknehmen". Zusatzurlaub, Resturlaub Vorjahr und Startsalden sehen nur Konten mit Zugriff auf sensible Personaldaten.

Urlaubsanspruch

Rechts neben jedem Jahr steht der Anspruch in einer Zeile, etwa „17 Tage · 2 Zeiträume · 4-Tage-Woche ab März". Ein Klick klappt die vollständige Herleitung auf. „Urlaubstage / Jahr" änderst du über das Ereignis „Eintritt" („ändern"); bleibt das Feld leer, gilt der Standardwert eures Betriebs. Wie gerechnet und gerundet wird, stellt der Admin ein. „Resturlaub Vorjahr" und „Zusatzurlaub" trägst du als HR über „Ereignis hinzufügen ▾" ein.

Austritt und Wiedereintritt

„Ereignis hinzufügen ▾", dann „Austritt": Datum eingeben, bei Bedarf festlegen, was mit dem Resturlaub passiert. Danach nimmt der Dienstplan für diesen Mitarbeiter keine Schichten nach dem Austritt mehr an. Bereits geplante Schichten nach dem Datum sind im Plan markiert, damit die Abteilungsleitung sie entfernt. In Auswertungen bleibt der Mitarbeiter für die Zeit seiner Anstellung sichtbar. Kommt jemand zurück, wählst du „Wiedereintritt nach …" – ein deaktivierter Login wird mit dem Wiedereintritt automatisch reaktiviert. Ein Datum in der Vergangenheit verlangt eine zusätzliche Bestätigung.

Einsatzregeln

Im Reiter „Einsatz" der Akte, Abschnitt „Einsatzregeln", legst du fest, wann und wie lange jemand eingeplant werden darf. Setze hier nur etwas, wenn für die Person etwas anderes gilt als für alle. Den Abschnitt gibt es nur in Betrieben mit Dienstplan.

„Erlaubtes Zeitfenster"

Frühester Beginn und spätestes Ende. Leer heißt: keine Einschränkung.

„Erlaubte Wochentage"

Nur angekreuzte Tage sind planbar. Alle leer heißt: keine Einschränkung.

„Max. Arbeitszeit je Tag"

Stunden pro Tag. Überschreibt die allgemeine Dienstplan-Einstellung für diese Person.

„Splitdienst erlaubt"

Mit „Splitdienst zulassen" darf die Abteilungsleitung zwei Schichtblöcke an einem Tag planen.

„Regelverhalten"

„Harte Regeln als Blocker (wenn deaktiviert: nur Warnung)". Damit steuerst du, ob ein Verstoß gegen diese Einsatzregeln die Planung verhindert oder nur warnt.

„Bevorzugt frei an"

Eine Präferenz. Sie erscheint im Dienstplan als Hinweis und blockiert nichts.

„Notiz / Sondervereinbarung"

Freitext für Absprachen.

Die allgemeinen Planungsregeln für alle Mitarbeiter — etwa Ruhezeit, Tage am Stück oder die Jugendschutzprüfung — stellt der Admin unter „DP-Einstellungen" ein. Alle Werte dort sind Standardwerte und je nach Einrichtung änderbar.

Startsalden

Wenn ein Mitarbeiter Resturlaub oder einen Überstunden-Saldo aus der Zeit vor TuroTime mitbringt, hinterlegst du diesen Stand als Startsaldo. TuroTime rechnet ab dem Stichtag von diesem Wert aus weiter.

Ein Anker ist ein Absolutwert am Stichtag. Er wird nicht überschrieben: Korrigierst du ihn, legst du einen neuen an, und nur der jüngste zählt. Unter „Historie" bleiben alle früheren Einträge sichtbar. Der Mitarbeiter sieht den Vermerk „⚓ Startsaldo …" in seinem Arbeitszeitkonto und in seinem Urlaubskonto.

Abteilungen

Unter „Abteilungen" (/admin/departments) legst du Abteilungen an und steuerst, was für sie gilt. Neue Abteilungen entstehen über „+ Abteilung anlegen".

„Abteilungseinstellungen"

„Name", „Kürzel (Dienstplan)" mit höchstens vier Zeichen, „Beschreibung" und „Status". Das Kürzel erscheint im Dienstplan bei Schichten, die in einer anderen Abteilung geleistet werden.

„Betriebszeiten"

„Arbeitet am Wochenende (Sa + So)" und „Arbeitet an Feiertagen". TuroTime nutzt das für die Kapazitätsanzeige bei Urlaubsanträgen (§ 11).

„Digitale Erfassungspflicht"

Vier Schalter bestimmen, was TuroTime von der Abteilung erwartet:

„Dienstplanpflicht"

Für die Abteilung wird ein Dienstplan erwartet. Fehlt er, erscheint die Erinnerung auf dem Dashboard.

„Stempelpflicht (fehlende Buchungen kennzeichnen)"

Fehlende Buchungen führen zu Kennzeichnungen.

„Blockiert den Mandanten-Monatsabschluss"

Der Monat wird erst endgültig abgeschlossen, wenn auch diese Abteilung freigegeben hat (§ 16).

„Stundenzettel-Nacherfassung erlauben"

Schaltet für die Abteilung den Stundenzettel frei (§ 14).

Abteilungen ohne Dienstplan und ohne Stempeluhr befreist du damit von der Erfassung. Urlaub und Krankheit dieser Mitarbeiter bleiben trotzdem im Lohnexport.

„Fachbereiche" und „Standardschichten"

Fachbereiche fassen ähnliche Abteilungen zusammen. Die Azubi-Ausleihe nutzt sie, um passende Abteilungen zu finden. Die Zuordnung triffst du hier, die Liste der Fachbereiche pflegt der Admin. Unter „Standardschichten" stehen Schichtbeginn- und Feierabendzeiten, die TuroTime für die Zuordnung beim Ein- und Ausstempeln nutzt.

Abteilungsleitung

Wer eine Abteilung leitet, legst du nicht hier fest, sondern beim Mitarbeiter: im Abschnitt „Abteilungszuordnungen" über das Häkchen in der Spalte „Leiter" (§ 04). Erst diese Zuordnung macht ein Konto zur Abteilungsleitung dieser Abteilung. Sie bestimmt, für wen jemand planen, genehmigen und den Monat abschließen darf. Was das Konto darf, bestimmt seine Rolle.

Abwesenheit erfassen

Unter /admin/absences verwaltest du alle Abwesenheiten. Mitarbeiter beantragen vieles selbst. Du erfasst direkt, was auf anderem Weg hereinkommt, etwa eine telefonische Krankmeldung.

Die Liste

Filter gibt es für Status („Offen", „Genehmigt", „Abgelehnt", „Storniert"), Art, Abteilung, Zeitraum und Suche. Offene Anträge lassen sich zusätzlich nach Stufe filtern: „Offen · Abt.-Leiter", „Offen · HR" und „Offen · ohne Vorstufe". Filter lassen sich kombinieren und bleiben in der Adresse erhalten.

Einzelne Abwesenheit anlegen

Was sofort gilt und was offen bleibt

• Urlaub und Sonderurlaub landen mit Status „Offen" in der Genehmigung (§ 11), auch wenn du sie selbst erfasst hast.
• Krank und Kind krank sind im Standard sofort wirksam. Der Admin kann stattdessen eine Genehmigung verlangen.
• Schule ist sofort genehmigt.

Prüfungen beim Speichern

Überschneidet sich die Abwesenheit mit einer bestehenden, lehnt TuroTime sie mit einer Fehlermeldung ab. Dasselbe gilt, wenn die Urlaubstage des Jahres nicht reichen — das ist kein Hinweis, sondern ein Abbruch. Die Meldung nennt benötigte und verfügbare Tage.

Wirkung im Dienstplan

Eine genehmigte Abwesenheit erscheint im Dienstplan der Abteilung. An diesen Tagen lässt sich keine Schicht mehr anlegen. Eine Ausnahme ist Krank: Dort bleibt die Zelle planbar. Beantragte, noch nicht genehmigte Abwesenheiten zeigt der Plan als Warnung.

Sammel-Abwesenheit

Für Fälle, in denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind: Berufsschulblock, Betriebsferien, gemeinsame Schulung. Du erreichst die Seite über „👥 Sammel" in der Abwesenheiten-Liste (/admin/absences/bulk). Sie steht nur HR und Admin zur Verfügung.

Einen Vorab-Check gibt es nicht. Tage, an denen ein Mitarbeiter bereits eine Abwesenheit hat, überspringt TuroTime automatisch. Die Erfolgsmeldung nennt, wie viele Abwesenheiten erstellt und wie viele Tage wegen Überschneidung übersprungen wurden.

Anträge genehmigen

Offene Anträge findest du in der Abwesenheiten-Liste mit dem Filter „Offen". Der Menüpunkt „Abwesenheiten" öffnet diese Sicht direkt. Ein Klick auf einen Antrag öffnet die Detailansicht.

Die Detailansicht

„Genehmigungsverlauf"

Zeigt jede Stufe mit Person und Zeitpunkt. Entfallene oder übersprungene Stufen sind als solche ausgewiesen.

„Entscheidungshilfe"

Überlappungen mit anderen Abwesenheiten in der Abteilung und die „Abteilungs-Kapazität pro Tag".

„Anhang"

Ein angehängtes Foto oder Dokument.

Entscheiden

Krankmeldung ablehnen

Lehnst du eine Krankmeldung ab, verlangt TuroTime eine „Folgemaßnahme": „Urlaub anrechnen", „Überstunden abbauen", „Unbezahlte Fehlzeit", „Unentschuldigtes Fehlen" oder „Fehlerfassung stornieren". So bleibt kein Tag ungeklärt.

Stornieren

Genehmigte Abwesenheiten stornierst du in der Detailansicht mit „Stornieren" (zweiter Klick: „Wirklich stornieren?"). Urlaubstage gehen zurück aufs Konto. Abwesenheiten lassen sich nicht bearbeiten: Stimmt etwas nicht, stornierst du und erfasst neu. Mitarbeiter können ihre Anträge nicht selbst zurückziehen. Für Berufsschulblöcke gibt es im Filter „Schule" die Funktion „🎓 Schultage von–bis stornieren" mit Vorschau.

Urlaubsantrag als PDF

Bei Urlaub, unbezahltem Urlaub und Sonderurlaub steht in der Liste je Zeile der Button „PDF". Er erzeugt den Urlaubsantrag als Laufzettel zum Ausdrucken oder Ablegen.

Abwesenheitsarten

TuroTime kennt neun Abwesenheitsarten. Sie unterscheiden sich darin, wer sie erfasst, ob sie genehmigt werden müssen und ob sie Urlaubstage verbrauchen.

Freizeitausgleich

Freizeitausgleich setzt die Abteilungsleitung als Schalter an der geplanten Schicht. Die geplante Zeit wird dem Zeitkonto abgezogen, und TuroTime erwartet an diesem Tag keine Stempelung. Wie das geht, steht im Dienstplan-Handbuch.

Unentschuldigtes Fehlen

Diese Art legst du in der Regel nicht von Hand an. Sie entsteht, wenn du eine Kennzeichnung „Nicht erschienen" mit „Unentschuldigtes Fehlen" bewertest (§ 18) oder eine Krankmeldung mit dieser Folgemaßnahme ablehnst.

Korrekturen

Unter /admin/corrections liegen die Korrekturanfragen der Mitarbeiter. Hier legst du auch selbst Korrekturen an, wenn eine Buchung fehlt oder falsch ist.

Die fünf Korrekturarten

„Check-in vergessen"

Der Mitarbeiter war da, hat aber nicht eingestempelt.

„Check-out vergessen"

Der häufigste Fall. Läuft eine Buchung länger als die maximale Buchungsdauer, schließt TuroTime sie automatisch und setzt die Kennzeichnung „Automatisch ausgestempelt". Der Standardwert sind 720 Minuten; er ist je nach Einrichtung änderbar.

„Falsche Uhrzeit"

Die gestempelte Zeit stimmt nicht.

„Buchung nachtragen"

Ein kompletter Eintrag mit Kommen und Gehen für einen Tag ohne Buchung. In der Liste steht dafür kurz „Nachtrag".

„Buchung löschen"

Eine Buchung wurde versehentlich angelegt. In der Liste: „Löschung".

Anfrage entscheiden

Korrekturen in bereits abgeschlossene Monate sind nicht möglich.

Selbst korrigieren oder nachtragen

Musst du eine Buchung anlegen oder ändern, ohne dass der Mitarbeiter etwas beantragt hat, nutzt du „+ Korrektur erstellen" in der Liste oder „✏️ Korrektur erstellen" im Schnellzugriff der Mitarbeiter-Detailseite.

Stundenzettel

Für Abteilungen, die nicht stempeln, sondern ihre Zeiten auf Papier führen. Unter „Stundenzettel" (/admin/timesheets) trägst du einen ganzen Monat in einem Raster nach.

Hat der Mitarbeiter für den Monat kein Tages-Soll, weist TuroTime darauf hin: Ohne Soll zählt jede erfasste Stunde als Überstunde. Mit „Wochenmuster aktivieren" legst du aus den Vertragsdaten ein festes Wochen-Soll an.

Arbeitszeitkonten und Saldo anpassen

Unter /admin/work-accounts siehst du je Mitarbeiter und Monat Soll, Ist und Saldo. Ein Klick auf einen Namen öffnet die Tagesaufstellung.

Die Monatsübersicht

Spalten: „Mitarbeiter", „PNr", „Soll", „Ist", „+/−", „Saldo", „Überstundenkonto" und „Status". Die Tabelle ist sortierbar. Das Suchfeld findet Name, Personalnummer oder E-Mail. Mit „‹ Vormonat" und „Nächster Monat ›" blätterst du. Im laufenden Monat zeigt die Übersicht den Stand bis heute; die endgültigen Werte entstehen beim Monatsabschluss. Einen Export gibt es hier nicht — dafür nutzt du die Auswertungen (§ 19).

Die Detailansicht

Oben steht, ob der Monat „Abgeschlossen — Endstand" oder „Offen — Stand heute" ist. Darunter je Tag: „Dienstplan", „Ein / Aus", „Pause", „Soll", „Ist", „Gutschr." und „+/−". Über das Stift-Symbol in der Zeile springst du direkt in eine Korrektur für diesen Tag.

Was ins Konto fließt

• Ist: die Netto-Arbeitszeit aus den Buchungen, nach Abzug der Pausen.
• Soll: aus den Sollstunden pro Woche, verteilt auf die Arbeitstage pro Woche.
• Gutschrift: Tage wie Urlaub, Krankheit oder Feiertage werden gutgeschrieben. Unentschuldigtes Fehlen und unbezahlte Zeiten nicht. Die Spalte „Gutschr." zeigt den Wert je Tag.
• Freizeitausgleich: Die geplante Zeit einer so gekennzeichneten Schicht wird dem Zeitkonto abgezogen.

Saldo anpassen

Stimmt ein Saldo nachweislich nicht, setzt du ihn in der Detailansicht über „Saldo anpassen" auf einen Zielwert.

Geht es um den Stand aus der Zeit vor TuroTime, nutzt du stattdessen die Startsalden (§ 07).

Monatsabschluss

Der Vormonat wird nicht automatisch abgeschlossen, sondern abteilungsweise freigegeben — im Dienstplan. Erst wenn alle beteiligten Abteilungen freigegeben haben, schreibt TuroTime den Monat endgültig fest.

So läuft die Freigabe

Abschließen dürfen HR und Admin für alle Abteilungen, die Abteilungsleitung für ihre eigenen. Die letzte Freigabe löst den endgültigen Abschluss aus: Die Tageswerte werden versiegelt, die Arbeitszeitkonten festgeschrieben, und die Überstunden des Monats werden ermittelt. Das Panel zeigt dann „Monat vollständig festgeschrieben". Danach sind Korrekturen und rückwirkende Vertragsänderungen in diesem Monat nicht mehr möglich.

Überstunden

Überstunden entstehen in TuroTime automatisch aus den Stempelzeiten. Mitarbeiter stellen dafür keinen Antrag mehr. Nach dem Monatsabschluss erscheinen die Monatswerte unter /admin/overtime zur Prüfung.

Die Liste

Filter: „Alle", „Offen", „Genehmigt", „Abgelehnt". Spalten: „Mitarbeiter", „Typ" („Plus" oder „Minus"), „Zeitraum", „Brutto", „Abgeg." (vertraglich abgegoltene Stunden), „Effektiv" und „Status". Offene Einträge haben den Button „Entscheiden", entschiedene „Details". Das Zahnrad-Symbol führt zu den Einstellungen des Mitarbeiters.

Entscheiden

In der Liste gibt es bei offenen Plus-Einträgen zusätzlich „Korrigieren": Im Dialog „Korrigieren & genehmigen" gibst du die Stunden und eine Pflicht-Begründung ein und bestätigst mit „Korrigiert genehmigen". Der ursprüngliche Wert bleibt sichtbar. Eine Entscheidung nimmst du auf der Detailseite mit „Stornieren (inverse Buchung)" zurück. Den eigenen Eintrag kann niemand selbst entscheiden.

Einstellungen je Mitarbeiter

Über das Zahnrad-Symbol legst du für einzelne Mitarbeiter fest: „Abgegolten / Monat" (Minuten, die mit dem Gehalt abgegolten sind), „Genehmigungspflicht", „Gültig ab" und „Gültig bis". Eine neue Einstellung schließt die alte automatisch ab. Ohne individuelle Einstellung gelten die Standardwerte eures Betriebs.

Kennzeichnungen

TuroTime markiert auffällige Situationen automatisch mit Kennzeichnungen. Unter /admin/flags siehst du alle offenen. Filter gibt es für Art, Abteilung, Monat und Mitarbeiter.

Die 14 Arten

„Nicht erschienen"

Geplante Schicht, aber keine Buchung und keine Abwesenheit.

„Fehlende Buchung"

Eine Buchung ist unvollständig, zum Beispiel ohne Gehen.

„Kein Dienst geplant"

Es wurde gestempelt, aber für den Tag gibt es keine veröffentlichte Schicht.

„Zu früh eingestempelt" / „Zu spät eingestempelt"

Das Kommen liegt außerhalb des Toleranzfensters um den Schichtbeginn.

„Zu früh ausgestempelt" / „Zu spät ausgestempelt"

Das Gehen liegt außerhalb des Toleranzfensters um das Schichtende.

„Automatisch ausgestempelt"

Die maximale Buchungsdauer wurde überschritten, TuroTime hat die Buchung geschlossen.

„Auffällige Buchung"

Ein untypisches Muster, etwa eine extreme Abweichung vom Plan.

„Prüfung erforderlich"

Von Hand gesetzt, mit Begleitnotiz.

„Keine Pause >6h"

Ein langer Arbeitstag ohne gebuchte Pause.

„Minijob-Monatsstunden überschritten"

Die vereinbarten Monatsstunden eines Minijobbers sind überschritten. Eine Warnung, einmal je Monat.

„Jugendschutz-Grenze überschritten"

Die tatsächlich gearbeitete Zeit eines Minderjährigen liegt über den eingestellten Grenzen. Die Kennzeichnung markiert nur, sie blockiert nichts.

„Hinweis"

Freitext ohne Handlungszwang.

Bewerten

In der Liste öffnest du eine Kennzeichnung mit „Bearbeiten". Im Abschnitt „Bewerten" wählst du, je nach Art und Lage, eine Option:

• „War krank" — legt eine Krankmeldung für den Tag an.
• „Vergessen zu loggen" bzw. „Checkout korrigieren" — führt dich zur Korrektur (§ 13). Die Kennzeichnung bleibt offen, bis die Korrektur abgeschlossen ist.
• „Unentschuldigtes Fehlen" — die Sollstunden bleiben als Minus stehen.
• „Dienstplan war falsch" — die zugewiesene Schicht wird gelöscht.
• „Urlaub / Abwesenheit erfassen" — führt zur Abwesenheits-Erfassung, Mitarbeiter und Datum sind vorausgefüllt.

Mit „Bewerten" (zweiter Klick: „Wirklich bewerten?") schließt du ab. Ein „Kommentar (optional)" dokumentiert deine Prüfung. Braucht eine Kennzeichnung keine Folge, nutzt du im Abschnitt „Kennzeichnung erledigen" den Button „Als erledigt markieren". Bei gestempelter Anwesenheit führt „✏️ Korrektur" aus der Liste direkt in die Korrektur.

Wer bewerten darf

Die Abteilungsleitung bewertet Kennzeichnungen ihrer eigenen Abteilungen selbst. Zwei Bewertungen der Abteilungsleitung brauchen deine Gegenbestätigung: „War krank" und „Unentschuldigtes Fehlen". Solche Kennzeichnungen stehen bis dahin auf „Wartet auf HR-Bestätigung". Die übrigen Status lauten „Offen", „Krank bewertet", „Unentschuldigt", „Dienstplanfehler", „Sonstiges", „Automatisch aufgelöst" und „Erledigt".

Automatische Auflösung

Viele Kennzeichnungen erledigen sich von selbst: Eine nachgetragene Buchung löst „Nicht erschienen" und „Fehlende Buchung" auf, eine erfasste Abwesenheit ebenfalls. Wird die Abwesenheit storniert, lebt die Kennzeichnung wieder auf. Ein nachträglich veröffentlichter Plan löst gedeckte „Kein Dienst geplant"-Kennzeichnungen auf.

Auswertungen und Lohnexport

Unter „Auswertungen" (/admin/reports) findest du Berichte, den Lohnexport und das Export-Protokoll. Alle Dateien sind CSV oder PDF.

Karte „Berichte"

„Abteilungsstatistik"

Soll und Ist, Krank- und Urlaubstage sowie Quoten je Abteilung. Export als „⬇ PDF" und „⬇ CSV".

„Monatsübersicht"

Ein Mitarbeiter, ein Monat: Soll und Ist pro Tag, Summen, Überstunden. Export als „⬇ CSV" und „⬇ PDF". Ändert sich der Vertrag mitten im Monat, weist der Kopf des PDFs die Abschnitte aus.

„Buchungsquellen"

Anteil der Buchungen je Mitarbeiter nach Herkunft: Tablet, Handy, Nachtrag durch Admin oder HR. Export als „⬇ CSV". Viele Nachträge deuten auf Schulungsbedarf oder ein technisches Problem hin.

Karte „Lohnexport"

Fehlt bei Mitarbeitern die verlangte Lohnnummer, sperrt TuroTime den CSV-Lohnexport, bis die Nummern gepflegt sind.

Karte „Fehlzeiten Woche"

Eine Wochen-Datei der genehmigten Abwesenheiten für das Lohnbüro: „Woche" wählen, „CSV herunterladen". Nachträge und Stornos beziehen sich auf den letzten Abruf der aktuellen Woche. Lange Abwesenheiten erscheinen nur in ihrer ersten und letzten Woche; die Schwelle dafür ist ein Standardwert und je nach Einrichtung änderbar.

Karte „Export-Protokoll"

Jeder Export wird mit „Zeitpunkt", „Export", „Periode", „Zeilen" und „Durch" festgehalten. So siehst du, wer wann was gezogen hat.

Dienstplan als HR

Als HR hast du im Dienstplan (/dienstplan) Schreibrecht für alle Abteilungen. Du kannst Schichten anlegen und ändern, Pläne mit „Plan veröffentlichen" freigeben und den Monat abschließen. Die Bedienung beschreibt das Dienstplan-Handbuch.

Wofür du den Dienstplan nutzt

• Abgleich mit Abwesenheiten: Stehen nach genehmigtem Urlaub noch Schichten im Plan?
• Veröffentlichung im Blick behalten: Die Dashboard-Karte „📋 Dienstplan nicht veröffentlicht" zeigt dir, welche Abteilungen für die laufende oder die kommende Woche noch nicht veröffentlicht haben. Nach dem Login erinnert dich zusätzlich das Fenster „📋 Dienstplan noch nicht veröffentlicht".
• Monatsabschluss: Freigaben nachhalten und bei Bedarf selbst abschließen (§ 16).
• Vertretung: Planen, wenn eine Abteilungsleitung ausfällt.

Das Tagesgeschäft der Planung bleibt Aufgabe der Abteilungsleitung. „Bereichsgruppen" und „Rollen" einer Abteilung darfst du ebenfalls pflegen. Den Menüpunkt „Schichtvorlagen" sehen Abteilungsleitung und Admin.

Schichttausch, Dienstwünsche, Azubi-Ausleihe

Drei Module der Planung, in denen du als HR vor allem den Überblick hast. Im Alltag laufen sie zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitung.

Schichttausch

Unter /admin/shift-swaps siehst du alle Tausche, filterbar nach Abteilung und Status. Die Status: „Warte auf Partner", „Warte auf Genehmigung", „Partner abgelehnt", „Genehmigt", „Abgelehnt", „Storniert", „Abgelaufen". TuroTime lässt nur Tausche innerhalb derselben Abteilung und zwischen Mitarbeitern desselben Typs zu und verhindert Tausche, die einen Planungskonflikt auslösen. Wartet ein Tausch auf Genehmigung, entscheidest du mit „✓ Genehmigen" oder „✗ Ablehnen". Den eigenen Tausch kann niemand selbst genehmigen. Unbeantwortete Anfragen laufen ab; die Frist beträgt im Standard 48 Stunden und ist je nach Einrichtung änderbar. Ebenfalls je nach Einrichtung: eine automatische Genehmigung, sobald der Partner zustimmt, und eine Warnschwelle für Tausche pro Monat.

Dienstwünsche

Unter /admin/wishes siehst du je Kalenderwoche und Abteilung, wer welchen Wunsch abgegeben hat — Wunschdienst oder Wunschfrei — und in der Spalte „Quote", wie viele Wünsche erfüllt wurden. Oben steht, ob der Plan der Woche schon veröffentlicht ist. Wünsche sind unverbindlich. Wer sicher frei braucht, stellt einen Urlaubsantrag. Wie viele Wünsche pro Woche möglich sind und ob eine Abgabefrist gilt, stellt der Admin ein.

Azubi-Ausleihe

Unter /admin/apprentice-loans stehen die Anfragen in den Reitern „Eingehend" und „Ausgehend", mit Filtern „Alle", „Offen", „Genehmigt", „Abgelehnt". Eine Ausleihe gilt für einen Tag und ein Zeitfenster: Die aufnehmende Abteilung fragt im Dienstplan an, die abgebende Abteilung genehmigt mit „Jetzt genehmigen" oder lehnt ab. Erst nach der Genehmigung entsteht die Schicht. Eine gestellte Anfrage lässt sich stornieren. Längere Rotationen von Azubis plant euer Betrieb im „Einsatzplan", falls dieses Modul eingeschaltet ist.

Audit-Protokoll

Das Audit-Protokoll hält fest, wer wann was geändert hat. Es ist nur lesbar. Als HR erreichst du es über die Adresse /admin/audit — einen Menüpunkt dafür hat nur der Admin.

Filter

„Kategorie", „Von", „Bis" und „Benutzer", dann „Filtern". Mit „Zurücksetzen" hebst du die Filter auf. Die Kategorien: „Zeitbuchungen", „Kennzeichnungen", „Korrekturen", „Abwesenheiten", „Mitarbeiter", „Einstellungen", „Abteilungen", „Abteilungsleiter", „Abt.-Zuordnungen", „Benutzer", „Überstunden", „ÜS-Einstellungen", „Schichten" und „Urlaubskonto".

Was ein Eintrag zeigt

Zeitpunkt, Benutzer, Aktion (erstellt, geändert, gelöscht, genehmigt, abgelehnt, storniert, Admin-Korrektur, Login, Logout), das betroffene Objekt sowie alte und neue Werte.

Wann du es brauchst

• Rückfragen: Wer hat diese Abwesenheit genehmigt, wer diese Buchung geändert?
• Fehlersuche: „Plötzlich fehlen Stunden" — das Protokoll zeigt, ob und wer etwas geändert hat.
• Sicherheit: auffällige Logins oder unerwartete Änderungen an Konten.

Änderungen am Dienstplan findest du zusätzlich unter „Planung" → „Änderungsprotokoll".

Was der Admin einstellt

Vieles, was dein Tagesgeschäft prägt, legt der Admin fest. Du kannst diese Seiten nicht öffnen. Dieser Abschnitt zeigt dir, wo was eingestellt wird — damit du weißt, wen du ansprichst und wonach du fragst.

„Einstellungen" → „Zeiterfassungs-Konfiguration →"

Die zentrale Seite mit den Abschnitten „Pausen" (Pausenschwellen, „Automatischer Pausenabzug"), „Rundung" („Rundungsintervall" und das Verhalten bei zu frühem oder zu spätem Stempeln), „Überstunden", „Buchungsregeln" („Maximale Buchungsdauer"), „PIN-System" (Art und Länge der PIN), „Urlaub & Krankheit" (Urlaubstage pro Jahr, Verfall des Resturlaub-Übertrags, anteiliger Anspruch, „Halbe Tage bei Urlaub erlaubt", „Krankheit genehmigungspflichtig", E-Mail an die Abteilungsleitung bei Krankmeldung), „Terminal-Stempel (Datafox)", „Lohnexport" und „E-Mail-Versand". Alle Werte dort sind Standardwerte und je nach Einrichtung änderbar.

„DP-Einstellungen"

Die „Dienstplan-Einstellungen": Ruhezeit, Tage am Stück, tägliche Arbeitszeit, Jugendschutzprüfung, Anrechnung von Schultagen, und ob Konflikte oder Jugendschutz-Verstöße die Veröffentlichung sperren.

„Feiertage"

Der Admin wählt die Regionen („Bundesweit" plus Bundesländer) und erzeugt die Feiertage eines Jahres automatisch. Fehlen Feiertage für ein neues Jahr, sprich ihn rechtzeitig vor dem Jahreswechsel an.

„Benutzer" und „Berechtigungen"

Unter „Benutzer" vergibt der Admin Rolle und Abteilungszugriff eines Kontos und setzt Passwörter zurück. Unter „Berechtigungen" verwaltet er die „Berechtigungsvorlagen": Je Modul legt er fest, was eine Rolle darf — Lesen, Schreiben, Genehmigen, Korrigieren, Saldo setzen, Exportieren. Was nicht erlaubt ist, ist verboten. Systemrollen sind schreibgeschützt, lassen sich aber mit „⧉ Duplizieren" als Ausgangspunkt für eine eigene Rolle nutzen. Ein entzogenes Recht wirkt sofort.

„Geräte" und „APIs"

Stempel-Tablets und Terminals koppelt der Admin unter „Geräte". „APIs" ist die Dokumentation der Schnittstellen.

Module, Genehmigungsstufen sowie die Regeln für Schichttausch und Dienstwünsche legt der Admin bei der Ersteinrichtung fest.

Praxistipps

Ein Rhythmus, der sich im Alltag bewährt.

Der Monats-Rhythmus

Täglich (5 Minuten): Dashboard, Sektion „Handlungsbedarf".
Wöchentlich (30 Minuten): offene Anträge und Korrekturen entscheiden, Kennzeichnungen durchgehen, Bestätigungen für die Abteilungsleitungen erledigen.
Zur Monatsmitte: Arbeitszeitkonten überfliegen und Auffälligkeiten mit den Abteilungsleitungen klären.
Zum Monatswechsel: offene Punkte räumen, Freigaben der Abteilungen nachhalten, Überstunden entscheiden, Lohnexport ziehen.
Quartalsweise: Urlaubsstände prüfen, Abteilungsstatistik ansehen.
Zum Jahreswechsel: Feiertage des neuen Jahres beim Admin anstoßen, Resturlaub pflegen.

Mit Abteilungsleitungen zusammenarbeiten

Abteilungsleitungen bewerten Kennzeichnungen, genehmigen Urlaub vor und schließen ihren Monat ab. Du bist die zweite Stufe und die Vertretung. Kurze, regelmäßige Absprachen sparen beiden Seiten Arbeit — besonders kurz vor dem Monatsabschluss.

Grenzen der Automatisierung

TuroTime ist ein Werkzeug, keine Entscheidungsinstanz. Jede Genehmigung, jede Korrektur und jeder angepasste Saldo ist deine Entscheidung. Schreib eine Begründung dazu — auch dort, wo sie nicht Pflicht ist.

Glossar

Begriffe aus dem HR-Alltag und was sie in TuroTime bedeuten.

Abteilungszuordnung

Legt fest, zu welcher Abteilung ein Mitarbeiter gehört, mit Gültigkeit von–bis und Typ. Mehrere gleichzeitig sind möglich.

Abteilungsleitung

Ein Konto, das einer Abteilung als Leitung zugeordnet ist. Die Zuordnung bestimmt, für welche Abteilungen es planen, genehmigen und abschließen darf.

Arbeitszeitkonto

Saldo aus Soll und Ist über die Zeit. Plus bedeutet Mehrstunden, Minus Minusstunden.

Automatisch ausgestempelt

TuroTime schließt eine offene Buchung, sobald die maximale Buchungsdauer ab dem Kommen überschritten ist. Es zählt die Dauer, keine feste Uhrzeit.

Berechtigungsvorlage

Eine Rolle mit festgelegten Rechten je Modul. Der Admin verwaltet sie.

Einsatzregeln

Individuelle Planungsregeln eines Mitarbeiters: Zeitfenster, Wochentage, maximale Arbeitszeit, Splitdienst.

Freizeitausgleich (FZA)

Eine Kennzeichnung an einer geplanten Schicht im Dienstplan. Die geplante Zeit wird dem Zeitkonto abgezogen.

Genehmigungsverlauf

Die Abfolge der Stufen, die ein Antrag durchlaufen hat, mit Person und Zeitpunkt.

Kennzeichnung

Automatische oder von Hand gesetzte Markierung an einer Buchung oder Schicht. Zeigt Handlungsbedarf an.

Korrektur

Änderung, Nachtrag oder Löschung einer Buchung — auf Anfrage des Mitarbeiters oder direkt durch HR bzw. Leitung.

Mandant

Euer Betrieb in TuroTime, mit eigenen Daten und eigenen Einstellungen.

Monatsabschluss

Freigabe des Vormonats je Abteilung. Nach der letzten Freigabe ist der Monat festgeschrieben.

PIN

Nummer zum Stempeln am Tablet oder Terminal. Die Länge ist für euren Betrieb fest eingestellt.

Startsaldo (Anker)

Absolutwert für Resturlaub oder Überstunden an einem Stichtag. Von dort rechnet TuroTime weiter.

Toleranzfenster

Zeitraum um Schichtbeginn und Schichtende, in dem TuroTime eine Stempelung je nach Einstellung auf die Schichtzeit rundet. Angezeigt wird immer „gestempelt" und „gewertet".

Urlaubskonto

Anspruch plus Übertrag, minus genommene und beantragte Tage.

Vertragshistorie

Alle Vertragsstände eines Mitarbeiters mit Gültigkeitsbeginn. Entsteht über „Vertragsänderung".

FAQ

Die Fragen, die im Alltag immer wieder kommen.