Dienstplan für Abteilungsleiter

§ 01

Überblick

Das Dienstplan-Modul von TuroTime zeigt pro Abteilung eine Wochentabelle mit einer Zeile pro Mitarbeiter und sieben Spalten (Mo–So). In jede Zelle trägst du eine Schicht ein — per Klick, per Tastatur oder per Ziehen. Der Plan lebt in einem von zwei Zuständen: Entwurf (nur du siehst ihn) oder Veröffentlicht (die Mitarbeiter bekommen ihn).

Der Workflow in einem Satz

Du gehst in die gewünschte Woche, füllst leere Zellen mit Schichten, prüfst die Konflikt-Leiste, und klickst „Plan veröffentlichen" — fertig.

Was du nicht verändern kannst

Nur Abteilungen, für die du als Abteilungsleiter eingetragen bist, lassen sich bearbeiten. Andere Abteilungen kannst du zwar ansehen — aber die Schichten anklicken, ändern oder verschieben geht nicht. Das erkennst du daran, dass Zellen nicht reagieren und kein +-Symbol beim Überfahren erscheint.

§ 02

Die Oberfläche

Drei Zonen, die du kennen solltest — sie bleiben immer an ihrem Platz und enthalten alle Werkzeuge, die du im Alltag brauchst.

Oben: die Toolbar

Links die Abteilungs-Auswahl (wenn du mehreren Abteilungen zugeordnet bist), mittig die Wochennavigation mit Pfeilen und „Heute"-Button, rechts die Aktionen: Vorwoche kopieren, Plan veröffentlichen, und — sobald Schichten da sind — der Papierkorb zum Löschen per Ziehen.

Mitte: die Wochen-Tabelle

Pro Mitarbeiter eine Zeile. Links der Name mit Meta-Infos (geplant/soll, Rolle, Konfliktzähler). Daneben sieben Spalten für die Tage. Graue Zellen sind leer, farbige sind belegt. Feiertage sind abgesetzt markiert, Wochenenden leicht schattiert.

Unten: die Konflikt-Leiste

Solange die Leiste grün mit Haken ist, hat dein Plan keine arbeitszeitrechtlichen Probleme. Wechselt sie zu gelb (Warnungen) oder rot (Blocker), zeigt sie konkret, wie viele. Ein Klick auf die Leiste bringt dich zu den ersten betroffenen Zellen.

Tipp Die Info-Icons beim Mitarbeiternamen (kleines Männchen) öffnen eine Monats-Übersicht mit Ist-/Soll-Stunden. Gut, wenn du wissen willst, ob jemand diese Woche noch Kapazität hat.

§ 03

Schicht anlegen

Drei Wege führen zum Ziel. Welcher schneller ist, hängt vom Fall ab.

A — Per Vorlage (schnellster Weg)

Auf eine leere Zelle klicken

Es öffnet sich ein kleines Dropdown mit den Schichtvorlagen deiner Abteilung (z.B. „Frühschicht", „Spätschicht"). Jede Vorlage zeigt Name und Zeitbereich.

Vorlage auswählen

Mit der Maus oder per Pfeiltasten ↑ ↓, Bestätigen mit Enter. Die Schicht wird sofort angelegt und in der Farbe der Vorlage angezeigt.

Fertig

Die Wochen-Summe rechts in der Mitarbeiter-Zeile aktualisiert sich automatisch.

B — Mit individueller Zeit

Nicht jede Schicht passt in eine Vorlage. Ein Azubi, der nach der Berufsschule noch 2 Stunden arbeitet, eine Aushilfe, die nur 3 Stunden eingeplant wird, ein Notfall-Einsatz — für sowas gibt's die Option „Individuelle Zeit".

Auf leere Zelle klicken

Im Dropdown ganz oben steht kursiv „Individuelle Zeit …" mit grauem Punkt.

Zeiten direkt eingeben

Ein kleines Fenster in der Bildschirmmitte erscheint mit Von/Bis/Pause/Notiz/Rolle. Alle Werte frei wählbar — keine Vorlage nötig.

„Anlegen" klicken

Die Schicht erscheint mit Standardfarbe ohne Vorlagen-Kürzel. Ist später jederzeit änderbar.

C — Per Fill-Handle (gleiche Schicht auf mehrere Tage)

Sobald eine Schicht angelegt ist, siehst du beim Überfahren einen kleinen Punkt unten rechts in der Zelle. Das ist der Fill-Handle.

Handle festhalten und nach rechts ziehen

Die benachbarten Tage markieren sich farbig. Ziehe soweit, wie die Schicht gelten soll.

Maus loslassen

Die Schicht wird auf alle markierten Tage kopiert. Tage mit Abwesenheit oder Konflikt werden übersprungen — du bekommst eine Meldung.

Achtung Der Fill-Handle überschreibt nicht. Hat ein Tag bereits eine Schicht, wird er übersprungen. Wenn du wirklich ersetzen willst, erst löschen.

§ 04

Schicht ändern

Alles an einer bestehenden Schicht lässt sich nachträglich anpassen — inklusive Umbuchung auf eine andere Vorlage.

Auf die belegte Zelle klicken

Ein Popover öffnet sich mit allen Details: aktuelle Vorlage, Zeiten, Pause, Notiz, Rolle.

Werte anpassen

Felder direkt überschreiben. Live-Konfliktprüfung zeigt sofort, ob deine Änderung ein Problem verursacht.

„Speichern" klicken oder Enter drücken

Fenster schließt sich, Zelle aktualisiert sich, Wochen-Summe rechnet neu.

Von Vorlage zu Individuell wechseln

Im Vorlagen-Dropdown ist – Individuelle Zeit – der oberste Eintrag. Wählst du ihn, behält die Schicht die aktuellen Zeiten, verliert aber die Zuordnung zur Vorlage. Umgekehrt kannst du eine individuelle Schicht jederzeit einer Vorlage zuweisen — dann übernimmt sie deren Zeiten.

§ 04a

Drag & Drop im Detail

Das Verschieben von Schichten per Maus ist der schnellste Weg, einen Plan umzubauen. Tag-zu-Tag für denselben Mitarbeiter, Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter für denselben Tag, oder beides auf einmal — alles in einer Geste. Die Konfliktprüfung läuft dabei in Echtzeit mit.

Was man greifen kann

Jede belegte Schicht-Zelle ist ein Drag-Objekt. Sobald du die Maus über eine Schicht bewegst, wechselt der Cursor zum Greif-Symbol (geöffnete Hand). Ein Mausklick-und-Halten auf der Zelle aktiviert den Drag-Modus — der Cursor wird zur „Faust", und die Zelle wird halbtransparent, während du ziehst.

Die Live-Vorschau

Während du die Maus bewegst, fragt der Browser für jede Zelle unter dem Cursor im Hintergrund den Server: „Darf die Schicht hier hin?" Der Server antwortet binnen Millisekunden mit einer Einschätzung, und die Zelle färbt sich entsprechend ein — noch bevor du loslässt.

Farbe	Bedeutung	Loslassen führt zu
Grün	Sauberes Ziel. Keine arbeitszeitrechtlichen Probleme, kein Konflikt mit bestehenden Schichten/Abwesenheiten.	Schicht wird sofort verschoben.
Gelb	Weicher Konflikt. Eine Warnung wird ausgelöst — z.B. knapp unter der empfohlenen Ruhezeit, Azubi an einem Schultag mit wenig Rest-Kapazität.	Schicht wird verschoben. Der Tooltip am Ziel nennt die Warnung. Sie erscheint auch in der Konflikt-Leiste unten.
Rot	Harter Konflikt (Blocker). Typische Ursachen: MA hat Urlaub/Krank, gesetzliche Ruhezeit von 11 h unterschritten, Jugendschutz-Verstoß, Abwesenheits-Überlappung.	Die Schicht wird nicht abgelegt. Die Zelle nimmt den Drop nicht an, und der Cursor springt zurück.
Grau	Kein gültiges Ziel: Zelle gehört zu einer anderen Abteilung, Zelle ist bereits belegt, oder MA ist an diesem Tag nicht verfügbar (Rotation/Austritt).	Kein Drop möglich.

Die drei Bewegungen

1. Tag zu Tag (gleicher Mitarbeiter)

Schicht innerhalb einer Zeile nach links oder rechts ziehen. Die häufigste Aktion — „Ich hab den Frühdienst versehentlich auf Mittwoch statt Donnerstag gesetzt". Maus loslassen, Schicht ist am neuen Tag. Kein Dialog, keine Bestätigung.

2. Mitarbeiter zu Mitarbeiter (gleicher Tag)

Schicht nach oben oder unten in eine andere Zeile ziehen. Beim Loslassen erscheint ein Bestätigungs-Dialog: „Schicht von [Anna] auf [Bernd] übertragen?" — das verhindert, dass du versehentlich eine Zeile zu weit ziehst und jemandem den Dienst wegnimmst. Erst nach deinem Klick auf „Übertragen" ist der Move endgültig.

3. Diagonal (anderer Tag, anderer MA)

Die kombinierte Bewegung. Beide Änderungen werden in einem Schritt vollzogen, mit Bestätigungs-Dialog wie bei (2).

Der Undo-Toast

Nach jedem erfolgreichen Move (auch bei „gelben" Warnungs-Moves) erscheint unten mittig ein schwarzer Toast mit dem Text „Schicht verschoben" und einem blauen Rückgängig-Button. Der Toast bleibt 5 Sekunden aktiv, dann verschwindet er. Ein Klick setzt die Schicht zurück an den Ursprungsort — inklusive aller Details (Vorlage, Rolle, Notiz, Pause).

Doppelbuchungs-Schutz Das System schützt dich vor Race-Conditions: Wenn zwei Abteilungsleiter parallel an derselben Woche arbeiten und beide gleichzeitig versuchen, dieselbe Schicht zu verschieben, gewinnt der erste. Der zweite bekommt eine Fehlermeldung mit Hinweis auf den aktuellen Stand, damit er seine Sicht aktualisieren kann.

Was das System automatisch verhindert

Die Live-Prüfung ist serverseitig — nicht nur eine Oberflächen-Hübschung. Das bedeutet: Die roten Zellen sind nicht nur optisch gesperrt, sondern der Server würde einen Drop dort auch dann ablehnen, wenn jemand die Browser-JavaScript umginge. Geprüft werden:

Ruhezeiten zur vorherigen und nächsten Schicht (11 h Mindestruhe)
Max. Tagesarbeitszeit (10 h, Ausnahmen möglich)
Max. aufeinanderfolgende Arbeitstage (6 bei Erwachsenen, 5 bei Jugendlichen)
Jugendschutz (keine Schichten vor 6:00 oder nach 20:00 für unter 18, keine Nachtdienste, keine Sonntage)
Überlappung mit Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Sonderurlaub)
Azubi-alleine (ein Azubi darf nicht einziger MA in einer Schicht sein)
Abteilungs-Zugehörigkeit (Ziel-MA muss in dieser Abteilung zugeordnet sein)
Wirksamkeit der Anstellung am Ziel-Tag (kein Move vor Eintritt oder nach Austritt)

Gut zu wissen Nur leere Zellen sind Ziel. Du kannst keine Schicht auf eine bereits belegte Zelle droppen und damit die dortige Schicht überschreiben — das ist Absicht, damit du nicht versehentlich Dienste wegwischst. Willst du wirklich ersetzen: erst die Ziel-Schicht löschen, dann die neue hinziehen.

Was Drag & Drop (noch) nicht kann

Cross-Department-Move — Schicht auf einen MA einer anderen Abteilung ziehen. Dafür gibt's die Azubi-Anforderung (§ 13) und für Erwachsene die klassische Umplanung über HR.
Splitdienst-Blöcke verschieben — Wenn eine Zelle zwei Blöcke enthält (Vormittag + Abend), lässt sich die gesamte Zelle nicht als Ganzes per Drag verschieben. Lösung: beide Blöcke löschen, am Zielort neu anlegen.
Mehrere Schichten gleichzeitig — Es gibt keine Mehrfachauswahl. Eine Schicht, ein Zug.
Auf Touch-Geräten — Auf Tablets funktioniert das Long-Press-und-Ziehen eingeschränkt. Für Touch-Einsatz empfohlen: das Bearbeiten-Popover (Klick → Werte ändern).

Das Verhältnis zu „Fill-Handle" und „Bulk-Create"

Drag & Drop verschiebt eine Schicht (die Ursprungszelle wird leer). Der Fill-Handle (§ 03) kopiert eine Schicht auf Nachbartage (die Ursprungszelle bleibt bestehen). Beide Gesten sehen ähnlich aus — der Unterschied: Der Fill-Handle ist der kleine Punkt unten rechts einer Zelle, Drag & Drop startet irgendwo in der Zelle.

§ 05

Schicht löschen

Zwei Wege, je nach Stil: schnell per Ziehen auf den Papierkorb, oder aus dem Bearbeiten-Popover heraus.

Drag-to-Trash (schnell)

Schicht anklicken und festhalten, auf das Papierkorb-Symbol oben in der Toolbar ziehen, loslassen. Die Schicht verschwindet sofort — und ein Undo-Toast erscheint unten am Bildschirm. Klickst du darauf innerhalb von 5 Sekunden, wird die Schicht wiederhergestellt.

Aus dem Popover (mit Bestätigung)

Schicht anklicken → roter „Löschen"-Button unten links → Sicherheitsabfrage („Wirklich löschen?") → „Ja, löschen". Kein Ziehen nötig, aber zwei Klicks mehr.

Hinweis Gelöschte Schichten sind im Änderungs-Protokoll sichtbar — nichts geht verloren. Bei Bedarf kann ein Admin eingreifen.

§ 06

Vorwoche kopieren

Wenn deine Wochen ähnlich aussehen, musst du nicht jede neu klicken — der „Vorwoche kopieren"-Knopf übernimmt den Plan der letzten Woche als Entwurf für die aktuelle.

In die Ziel-Woche navigieren

Per Pfeiltasten oder Wochenauswahl.

„Vorwoche kopieren" klicken

Bestätigungsdialog erscheint: der Plan der vorherigen Woche wird genommen.

Bestätigen

Alle Schichten der Vorwoche werden 1:1 auf die aktuelle Woche angelegt. Bereits existierende Schichten in der Zielwoche bleiben unverändert.

Achtung Die Kopie ist nicht intelligent. Wenn ein Mitarbeiter in der Vorwoche Urlaub hatte, die aktuelle Woche aber nicht, bleibt die Zelle in der aktuellen Woche leer — sein Urlaub wird nicht fortgeschrieben. Ist er diese Woche wieder da, musst du ihm manuell Schichten eintragen.

§ 07

Splitdienst

Ein Mitarbeiter arbeitet vormittags und abends, mit Pause dazwischen? Das ist ein Splitdienst — und muss pro Mitarbeiter einmalig freigeschaltet sein.

Freischalten (einmalig)

In den Mitarbeiter-Stammdaten im Abschnitt „Arbeitszeit-Regeln" den Schalter „Splitdienst erlaubt" aktivieren. Das ist eine Schutzfunktion: nur wer es auf der Rolle braucht, bekommt die Option. Eingestellt wird das in der Regel durch HR oder Admin bei der Einstellung oder Umstufung eines MA.

Zweiten Block anlegen

Ist Splitdienst erlaubt und der erste Block angelegt:

Auf die bereits belegte Zelle klicken

Im Popover erscheint unten der Link „+ Splitdienst-Block".

Link aufklappen

Zweites Zeitfenster wird sichtbar mit Von/Bis/Pause.

Zeiten eintragen und speichern

Der zweite Block wird als separate Schicht angelegt. Die Zelle zeigt jetzt beide Blöcke untereinander.

Maximal zwei Blöcke pro Tag. Zwischen den Blöcken muss die Mindestpause eingehalten werden — sonst Konflikt.

§ 08

Rollen vergeben

Abteilungen mit definierten Rollen (z.B. „Bar", „Rezeption", „Zimmer") kannst du diese pro Schicht zuweisen. So siehst du im Plan auf einen Blick, wer welchen Posten hat.

Im Bearbeiten-Popover gibt's das Feld Rolle mit allen in der Abteilung definierten Rollen. Die Rolle erscheint als farbiges Kürzel in der Schicht-Zelle (z.B. „Bar" in Rot rechts neben der Zeit).

Rollen werden von Admins unter Dienstplan → Rollen angelegt, nicht von dir als Abteilungsleiter. Du nutzt nur, was dort eingerichtet ist.

Warum Rollen? Sie schützen vor der „Niemand besetzt die Rezeption"-Situation. Wenn du einen Plan hast, wo alle Schichten gefüllt sind, aber niemand als Rezeption markiert ist, erkennst du das sofort — und der Konflikt-Checker meckert auch.

§ 09

Konflikte verstehen

Der Dienstplan prüft bei jeder Änderung mehrere arbeitszeitrechtliche Regeln und zeigt dir Probleme sofort.

Zwei Schweregrade

Typ	Symbol	Bedeutung
Blocker	✕ rot	Harter Konflikt. Muss behoben werden — sonst kannst du den Plan je nach Einstellung nicht veröffentlichen.
Warnung	⚠ gelb	Weicher Konflikt. Sollte geprüft werden, blockiert aber nicht.

Häufige Regel-Verstöße

Ruhezeit: Zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden liegen (Arbeitszeitgesetz). Typisch geräumt: Spät Freitag bis Früh Samstag.
Max. Tagesarbeitszeit: Mehr als 10 Stunden an einem Tag ist nur in Ausnahmen zulässig.
Max. aufeinanderfolgende Tage: Mehr als 6 Tage ohne Ruhetag ist selten erlaubt, bei Jugendlichen noch strenger.
Jugendschutz: Azubis und Praktikanten unter 18 dürfen nicht vor 6:00 oder nach 20:00 arbeiten, keine Nachtdienste, keine Sonntagsschichten (mit Ausnahmen).
Abwesenheits-Überlappung: Der Mitarbeiter hat für diesen Tag Urlaub/Krank-Meldung/Sonderurlaub. Schicht darf nicht angelegt werden.
Azubi allein: Ein Azubi darf nicht als einzige Person eine Schicht abdecken — es muss eine Aufsichtsperson dabei sein.

Kleiner Trick Konflikte werden auch im Mitarbeiter-Namen angezeigt: rechts neben dem Namen siehst du bei Problemen ✕3 (Blocker) oder ⚠2 (Warnungen). So weißt du sofort, welcher MA problematisch geplant ist.

§ 10

Wünsche und Schule

Mitarbeiter können Wunschdienste und Wunschfrei eintragen. Azubis haben Schultage. Beides sind Hinweise für dich — du bist nicht gezwungen, sie zu berücksichtigen.

Wunsch-Badges

In Zellen, zu denen ein Wunsch vorliegt, erscheint ein kleines Badge:

WD (blau) — Wunschdienst, der MA möchte an diesem Tag arbeiten
Frei (gelb) — Wunschfrei, der MA möchte frei haben

Maus über das Badge zeigt einen optionalen Kommentar des Mitarbeiters. In der Zeile neben dem Namen siehst du die Wochensumme: „2 WD · 1 WF".

Schultage bei Azubis

Azubis haben je nach Lehrjahr feste Schultage. Diese werden automatisch mit einem Schule-Badge markiert. Du kannst trotzdem Schichten an Schultagen anlegen — z.B. Nachmittags-Einsatz nach der Schule. Dafür gibt's die Individuelle Zeit-Option.

Praxis Plane Schultage nicht mechanisch weg. Ein Azubi, der morgens Schule hat, darf nachmittags meist 2–3 Stunden arbeiten. Prüfe die Gesamt-Tagesarbeitszeit (Schule zählt mit!), das Konflikt-System hilft dir dabei.

§ 11

Plan veröffentlichen

Solange der Plan im Entwurf ist, sieht ihn nur du. Erst mit dem Veröffentlichen bekommen deine Mitarbeiter ihn zu Gesicht — in der App, im Handy-Login, per Benachrichtigung.

Konflikte prüfen

Die Konflikt-Leiste sollte grün sein oder zumindest keine roten Blocker zeigen. Je nach Einstellung blockiert das System die Veröffentlichung bei Blockern.

„Plan veröffentlichen"-Button rechts oben klicken

Bestätigungsdialog erscheint mit einer Zusammenfassung (Anzahl Schichten, MA, Stunden).

Bestätigen

Der Plan wechselt in den Status „Veröffentlicht". Mitarbeiter sehen ihn sofort in ihrer App. Eine E-Mail-Benachrichtigung geht raus, wenn das für deine Abteilung aktiviert ist.

§ 12

Nach der Veröffentlichung

Ein veröffentlichter Plan ist nicht in Stein gemeißelt. Du darfst weiter ändern — aber die Änderungen werden nachverfolgt und ggf. extra mitgeteilt.

Änderungen sind weiterhin möglich

Schichten nachträglich ändern, neu anlegen oder löschen funktioniert wie im Entwurf. Der Unterschied: jede Änderung wird mit „nach Veröffentlichung geändert" markiert. Die Zellen bekommen eine kleine Kennzeichnung.

Mitarbeiter werden benachrichtigt

Betroffene Mitarbeiter bekommen gesammelt eine E-Mail-Zusammenfassung (typisch alle 15 Minuten — nicht bei jeder einzelnen Änderung, um Spam zu vermeiden).

Änderungs-Protokoll

Unter Dienstplan → Änderungen siehst du, wer wann was geändert hat. Besonders wichtig bei Reklamationen („Ich hatte doch eigentlich …").

Bedenken Wenn ein Mitarbeiter eine Schicht in seinem Handy gesehen und sich drauf verlassen hat, sollten kurzfristige Änderungen die Ausnahme bleiben. Änderungs-E-Mails werden vom Team meist mit Unmut gelesen.

§ 13

Azubi-Ausleihe

Deine Abteilung braucht kurzfristig einen Azubi aus einer anderen Abteilung? Der „Azubi anfordern"-Button macht das offiziell.

„👥 Azubi anfordern" rechts in der Toolbar klicken

Ein Dialog mit Datum, Uhrzeit und Auswahl der verfügbaren Azubis öffnet sich.

Azubi, Tag und Zeitfenster wählen

Das System zeigt nur Azubis, die zu dieser Zeit keine eigene Schicht haben.

Anfrage senden

Die Stamm-Abteilung des Azubis bekommt eine Benachrichtigung. Erst nach deren Zustimmung wird die Schicht tatsächlich angelegt.

Ausstehende Anfragen (ein- und ausgehend) erscheinen als Zähler am Button. Ein Klick bringt dich zur Anfragen-Liste.

§ 14

Tastenkürzel

Spart Zeit, wenn du viele Schichten hintereinander einträgst.

Im Dropdown nach oben↑

Im Dropdown nach unten↓

Auswahl bestätigenEnter

Dialog / Popover schließenEsc

Im Popover speichernEnter

Im Notiz-Feld neue ZeileShift+Enter

Undo (nach Löschen / Move)→ Toast-Button

Enter im Popover speichert — außer du bist im Notiz-Feld. Dort macht ein normales Enter einen Zeilenumbruch, und Shift+Enter ebenfalls; gespeichert wird erst mit Klick auf „Speichern".

Browser-Standard Zum Suchen in der Seite nutze Strg+F (Windows/Linux) bzw. ⌘+F (Mac). Das ist die Browser-Funktion, nicht ein eigenes Feature von TuroTime. Sucht im sichtbaren Text der Woche — z.B. „Bar" zum Finden aller Bar-Schichten.

§ 15

Glossar

Begriffe, die du im Plan triffst — was sie bedeuten.

Entwurf: Plan-Status, solange nur du ihn bearbeitest. Mitarbeiter sehen nichts.
Veröffentlicht: Plan ist für Mitarbeiter freigegeben. Änderungen danach werden benachrichtigt.
Vorlage (Schichtvorlage): Vordefinierte Schicht mit Name, Zeiten, Farbe, Pause. Pro Abteilung. Wird von Admins gepflegt.
Individuelle Zeit: Schicht ohne Vorlage — frei definierte Zeiten für Einzelfälle wie Aushilfsstunden oder Nach-der-Schule.
Rolle: Aufgabe innerhalb einer Schicht (z.B. Rezeption, Bar). Abteilungsspezifisch.
Splitdienst: Zwei Schichtblöcke am selben Tag mit Pause dazwischen. Pro MA explizit freizugeben.
Konflikt / Blocker / Warnung: Ein arbeitszeitrechtliches Problem im Plan. Blocker = hart, Warnung = weich.
Wunschdienst / Wunschfrei: Mitarbeiter-Vorschlag, keine Verpflichtung für dich.
Fill-Handle: Kleiner Punkt unten rechts in einer belegten Schicht-Zelle. Ziehen kopiert die Schicht auf Nachbartage.
Drag & Drop (Verschieben): Schicht festhalten und auf eine andere leere Zelle ziehen — Tag oder Mitarbeiter ändern. Zellfarbe während des Ziehens: grün (ok), gelb (mit Warnung), rot (blockiert).
Undo-Toast: Schwarzer Hinweis unten am Bildschirm nach Löschen oder Verschieben. Enthält einen „Rückgängig"-Button, der 5 Sekunden aktiv ist.
Azubi-Ausleihe: Kurzfristige Abordnung eines Azubis aus einer anderen Abteilung, mit Zustimmung der Stamm-Abteilung.

§ 16

FAQ

Was in der Praxis immer wieder gefragt wird.

Ich habe aus Versehen eine Schicht gelöscht — kann ich sie wiederherstellen?

Nach dem Löschen per Papierkorb erscheint unten ein Undo-Toast für 5 Sekunden. Klick drauf und die Schicht ist wieder da — mit Vorlage, Rolle, Notiz, allem. Bist du zu spät, bleibt nur neu anlegen oder den Admin bitten, die Änderung aus dem Log wiederherzustellen.

Warum kann ich die Schicht von Anna nicht anklicken, obwohl sie in meiner Abteilung ist?

Drei wahrscheinliche Ursachen: (1) Du bist in der falschen Abteilung (oben rechts prüfen). (2) Anna ist diese Woche in einer anderen Abteilung zugeordnet (Ausleihe oder Rotation). (3) Du bist nicht als Abteilungsleiter für diese Abteilung eingetragen. In letzterem Fall: ruf den Admin an.

Wie trage ich Urlaub ein?

Urlaub läuft nicht über den Dienstplan, sondern über Abwesenheiten. Entweder der Mitarbeiter selbst beantragt ihn in seiner App, oder du trägst ihn als Abteilungsleiter unter Abwesenheiten → Neu ein. Sobald der Urlaub genehmigt ist, wirst du beim Versuch, Schichten an diesen Tagen anzulegen, automatisch gehindert.

Zwei Mitarbeiter wollen tauschen — muss ich das eintragen?

Nein. Mitarbeiter können Tausche eigenständig beantragen (über Schichttausch in ihrer App). Du bekommst als Abteilungsleiter eine Benachrichtigung und musst ggf. genehmigen — mehr aber nicht. Die Schichten werden nach deiner Genehmigung automatisch getauscht.

Der Mitarbeiter sagt, er sieht seinen Plan nicht in der App. Woran liegt's?

Erste Frage: ist der Plan veröffentlicht oder noch Entwurf? Entwurfspläne sieht niemand außer dir. Zweite Frage: ist der richtige Abteilungs-Filter gewählt? Wenn nichts davon hilft: der Mitarbeiter soll die App-Seite einmal mit Strg+F5 neu laden — manchmal hängt der Browser-Cache.

Die Konflikt-Leiste zeigt eine Warnung, aber die Zelle sieht normal aus. Wo finde ich den betroffenen Tag?

Klick auf die Konflikt-Leiste — sie scrollt dich zur ersten betroffenen Zelle. Zusätzlich siehst du im Mitarbeiter-Namen links einen kleinen Counter (✕2 oder ⚠1), der dir sofort zeigt, welcher MA problematische Schichten hat. Häufig ist es ein Ruhezeit-Problem bei Spät-Früh-Kombi.

Ich sehe keinen „Veröffentlichen"-Button.

Der Button ist nur sichtbar, wenn (1) du Bearbeitungsrechte für die Abteilung hast und (2) der Plan im Status „Entwurf" ist. Ist er bereits veröffentlicht, steht stattdessen „✓ Veröffentlicht" da.

Kann ich einen veröffentlichten Plan „zurückziehen"?

Nein, das ist bewusst nicht vorgesehen. Änderungen nach Veröffentlichung werden dokumentiert und kommuniziert — aber „so tun, als wäre der Plan nie rausgegangen" funktioniert nicht. Wenn du wirklich einen Fehler gemacht hast, korrigiere ihn und informiere das Team persönlich, bevor die Auto-Mail rausgeht.

Wie plane ich für eine ganze Woche im Voraus effizient?

Empfohlene Reihenfolge: 1. Vorwoche kopieren für den Grundrhythmus. 2. Abwesenheiten berücksichtigen (werden automatisch markiert). 3. Wünsche prüfen (WD/WF-Badges, in der Wochenzusammenfassung links im Mitarbeiter-Namen). 4. Rollen zuweisen, wo nötig. 5. Konflikt-Leiste prüfen. 6. Veröffentlichen. Dauert meist 10–15 Minuten pro Woche, sobald du drin bist.

Beim Ziehen wird die Zielzelle rot — warum darf ich da nicht droppen?

Ein harter Konflikt blockt. Typische Ursachen: der Ziel-MA hat an diesem Tag Urlaub oder ist krankgemeldet, die Ruhezeit zur Nachbarschicht unterschreitet 11 Stunden, ein Azubi würde dadurch die gesetzliche Tagesarbeitszeit reißen. Die genaue Begründung steht als Tooltip auf der roten Zelle (Maus kurz stehenlassen, dann erscheint der Hinweis). Lösung: anderer MA oder anderer Tag — oder, wenn's wirklich sein muss, die Ursache vorher lösen (Urlaub zurückziehen, Nachbarschicht anpassen).

Kann ich eine Schicht auf einen Azubi aus einer anderen Abteilung ziehen?

Nein. Drag & Drop funktioniert nur innerhalb derselben Abteilung. Für den Fall, dass du einen Azubi aus einer Fremdabteilung brauchst, nutzt du „👥 Azubi anfordern" rechts in der Toolbar — die Stamm-Abteilung muss zustimmen, und erst danach wird die Schicht angelegt. Das ist bewusst so: Azubis sind auf ihre Ausbildungs-Planung angewiesen, und eine spontane Umbuchung ohne Rückfrage würde das durcheinanderbringen.

Ich habe eine Schicht auf den falschen Tag gezogen. Wie mache ich das rückgängig?

Nach jedem erfolgreichen Move erscheint unten mittig ein schwarzer Toast mit „Rückgängig"-Button. Fünf Sekunden Zeit, ein Klick reicht. Wenn du zu spät dran bist, ziehst du die Schicht einfach wieder zurück — das ist derselbe Vorgang, nur in die andere Richtung.

Der Mitarbeiter sagt, ich hätte ihm eine falsche Schicht eingetragen. Wie beweise ich, dass das nicht stimmt?

Unter Dienstplan → Änderungen findest du ein lückenloses Protokoll jeder einzelnen Änderung mit Zeitstempel und User. Zeig es ihm — meist löst sich die Diskussion dann schnell. Wenn du den Plan kurz vor seinem Ansprechen nochmal geändert hast, hat er vielleicht einfach einen alten Stand im Browser-Cache gesehen.