Der Dienstplan für Abteilungsleiter

Überblick und Rechte

Der Dienstplan zeigt pro Abteilung eine Wochentabelle: eine Zeile pro Mitarbeiter, sieben Spalten von Montag bis Sonntag. In jede Zelle trägst du eine Schicht ein — per Klick, per Tastatur oder per Ziehen. Jede Woche hat einen von zwei Zuständen: Entwurf oder Veröffentlicht.

Wer den Entwurf sieht

Einen Entwurf sehen alle Konten, die die Abteilung im Dienstplan lesen oder bearbeiten dürfen. Deine Mitarbeiter sehen ihn nicht. Sie sehen in ihrer App nur veröffentlichte Wochen.

Wer bearbeiten darf

Bearbeiten kannst du eine Abteilung, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Deine Rolle hat im Dienstplan das Recht zum Schreiben. Und dein Konto hat Zugriff auf diese Abteilung — zum Beispiel, weil du dort als Leitung eingetragen bist.

• Abteilungsleitung: bearbeitet die eigenen Abteilungen.
• HR und Admin: bearbeiten alle Abteilungen.
• Direktion: sieht den Dienstplan, kann aber nichts ändern.
• Eigene Rollen: Dein Betrieb kann Rollen mit eigenen Rechten anlegen. Dann gilt, was dort für den Dienstplan eingestellt ist.

Ohne Schreibrecht siehst du die Woche nur. Zellen reagieren nicht auf Klicks. Papierkorb, „Vorwoche kopieren" und „Plan veröffentlichen" fehlen. Der Button „PDF" bleibt.

Die Oberfläche

Du öffnest den Plan im Menü unter „Planung" → „Dienstplan" (/dienstplan). Die Seite hat vier feste Zonen: Toolbar, Konflikt-Leiste, Kontextzeilen und die Mitarbeiter-Tabelle.

Die Toolbar

Links wählst du die Abteilung. In der Mitte blätterst du mit „◀" und „▶" durch die Wochen. Dazwischen steht die Kalenderwoche. „Heute" springt zur aktuellen Woche. Daneben liegt der Papierkorb mit dem Text „Ziehen zum Löschen". Rechts stehen die Aktionen: „PDF", „👥 Azubi anfordern" (optional, siehe § 18), „Vorwoche kopieren" und „Plan veröffentlichen". Ist die Woche veröffentlicht, steht dort „✓ Veröffentlicht".

Die Konflikt-Leiste

Die Leiste sitzt direkt unter der Toolbar. Ist alles in Ordnung, ist sie grün und zeigt „✓ Keine Konflikte in dieser Woche". Gibt es Probleme, wird sie gelb und zählt sie, zum Beispiel „⚠ 2 Blocker | 3 Warnungen". In einer leeren Woche ist die Leiste ausgeblendet. Welche Zellen betroffen sind, erkennst du an den Markierungen in der Tabelle (§ 11).

Die Kontextzeilen

Über den Mitarbeitern stehen Zeilen mit Informationen zum Tag: „Ereignisse", „Wünsche", „Notiz", eigene Zusatzzeilen und „Besetzung ⓘ". Mehr dazu in § 10 und § 12.

Die Mitarbeiter-Tabelle

Jeder Mitarbeiter hat eine Zeile. Links steht der Name, daneben die sieben Tage. Belegte Zellen zeigen Zeit und Kürzel der Vorlage in deren Farbe. Rechts steht die Spalte „ÜS" mit zwei Zahlen:

Woche

Geplante Stunden dieser Woche minus Soll. Schichten mit Freizeitausgleich zählen nicht als geplante Arbeit.

Konto

Der Stand des Zeitkontos vor Beginn dieser Woche. Es ist dieselbe Quelle wie im Arbeitszeitkonto.

Markierungen am Namen und in den Zellen

• „Azubi", „Prakt.", „U18" — Art des Mitarbeiters und Hinweis auf Minderjährige.
• ✕ mit Zahl und ⚠ mit Zahl — Blocker und Warnungen dieses Mitarbeiters in der Woche.
• ⏱ mit Datum — die Zuordnung zur Abteilung endet an diesem Tag.
• „Austritt" — Schicht liegt nach dem Austrittsdatum.
• „Schule" — Schultag (§ 12).
• Gestrichelte Abwesenheit — beantragt, aber noch nicht genehmigt.
• Gesperrte Zelle — hier ist keine Schicht möglich. Der Grund steht im Tooltip.
• Zelle mit „–" — Tooltip „Keine gültige Abteilungszuordnung". Der Mitarbeiter gehört an diesem Tag nicht zur Abteilung.
• Gastzeilen „Ausleihe" und „Einsatz" — Mitarbeiter anderer Abteilungen, die an diesem Tag bei dir arbeiten. Diese Schichten kannst du nur ansehen (§ 04, § 18).

Sind in deiner Abteilung Azubis ohne gültige Zuordnung, zeigt eine Leiste über der Tabelle ihre Anzahl und Namen.

Schicht anlegen

Neue Schichten legst du über eine Schichtvorlage an. Für mehrere Tage nimmst du den Fill-Handle. Abweichende Zeiten stellst du danach im Bearbeiten-Fenster ein.

A — Per Vorlage

Auch Zellen mit „Schule" oder mit einer Krankmeldung kannst du anklicken. Dort lässt sich trotzdem eine Schicht planen.

B — Mit eigener Zeit

Nicht jede Schicht passt in eine Vorlage. Die Liste einer leeren Zelle enthält nur Vorlagen. Eigene Zeiten stellst du deshalb in zwei Schritten ein:

C — Per Fill-Handle auf mehrere Tage

Fährst du über eine belegte Zelle, erscheint unten rechts ein kleines blaues Quadrat. Sein Tooltip lautet „Ziehen um Schicht zu kopieren". Das ist der Fill-Handle.

Kopiert werden Vorlage, Zeiten, Pause und Einsatzabteilung. Notiz und Rolle werden nicht kopiert.

Schicht ändern

Ein Klick auf eine belegte Zelle öffnet das Bearbeiten-Fenster in der Bildschirmmitte. Dort änderst du alles an der Schicht — auch Einsatzabteilung und Freizeitausgleich.

Die Felder

Kopfzeile

Name des Mitarbeiters, Datum und darunter „Woche:" (geplante Stunden) und „Soll:".

Konfliktbereich

Zeigt während der Prüfung „Prüfe Konflikte…", danach „Keine Konflikte" oder die Liste der Probleme. Die Prüfung läuft bei jeder Änderung neu.

„Vorlage"

Wechselt die Schichtvorlage. Der oberste Eintrag ist „– Individuelle Zeit –".

„Von", „Bis", „Pause"

Beginn, Ende und Pause in Minuten.

„Einsatzabteilung"

Nur sichtbar, wenn dein Betrieb mehr als eine Abteilung hat. Standard ist „Standard / eigene Abteilung".

„FZA — Freizeitausgleich"

Schalter. Macht aus der Schicht einen geplanten Freizeitausgleich.

„+ Splitdienst-Block"

Nur bei Mitarbeitern mit freigeschaltetem Splitdienst (§ 08).

„Notiz"

Freier Text zur Schicht.

„Rolle"

Nur sichtbar, wenn die Abteilung Rollen hat. Auswahl im Format „Kürzel – Name", Standard „– Keine –".

Unten stehen „Löschen", „Abbrechen" und „Speichern". Bei einem Blocker ist „Speichern" gesperrt. Nach dem Speichern erscheint „Schicht wurde gespeichert.".

Von der Vorlage zur eigenen Zeit

Wählst du „– Individuelle Zeit –", behält die Schicht ihre Zeiten, gehört aber zu keiner Vorlage mehr. Umgekehrt kannst du jederzeit wieder eine Vorlage wählen. Dann übernimmt die Schicht deren Zeiten.

Einsatzabteilung

Arbeitet jemand aus deiner Abteilung an einem Tag in einer anderen Abteilung, wählst du diese im Feld „Einsatzabteilung". Das Fenster zeigt dazu den Hinweis, dass die Schicht zusätzlich im Dienstplan der gewählten Abteilung angezeigt wird und nur die Ursprungsabteilung sie bearbeiten darf.

In der anderen Abteilung erscheint der Mitarbeiter als Gastzeile mit dem Badge „Einsatz" und dem Zusatz „aus" mit deinem Abteilungsnamen. Bei dir bekommt die Schicht einen kleinen Pfeil mit dem Kürzel der Einsatzabteilung.

FZA — Freizeitausgleich

Mit dem Schalter planst du, dass jemand an diesem Tag Überstunden abbaut. Unter dem Schalter steht dann: „Geplante Zeit wird dem Zeitkonto abgezogen; keine Stempelung erwartet." Die Zelle zeigt danach vollflächig „FZA".

• Eine FZA-Schicht zählt in der Spalte „ÜS" nicht als geplante Arbeit.
• Reicht das Guthaben nicht, warnt die Software. Sie sperrt nicht.
• Hat der Mitarbeiter an dem Tag schon gestempelt, lehnt die Software ab: „Für diesen Tag liegen bereits Buchungen vor. Bitte zuerst korrigieren."
• In einem festgeschriebenen Monat (§ 16) ist der Schalter nicht mehr änderbar.

Drag & Drop

Mit der Maus verschiebst du eine Schicht auf einen anderen Tag, auf einen anderen Mitarbeiter oder beides zugleich. Die Software prüft das Ziel schon während des Ziehens.

Greifen

Jede belegte Zelle lässt sich greifen. Der Mauszeiger wird zur Hand. Beim Ziehen wird die Zelle halbtransparent.

Die Vorschau am Ziel

Für jede leere Zelle unter dem Mauszeiger fragt der Browser den Server, ob die Schicht dort liegen darf. Die Zelle färbt sich entsprechend:

Belegte Zellen und Gastzeilen sind kein Ziel. Sie färben sich nicht. Was rot und was gelb wird, hängt von den Einstellungen deines Betriebs ab (§ 11).

Die drei Bewegungen

1. Anderer Tag, gleicher Mitarbeiter

Schicht in der Zeile nach links oder rechts ziehen und loslassen. Es kommt keine Rückfrage.

2. Anderer Mitarbeiter, gleicher Tag

Schicht in eine andere Zeile ziehen. Beim Loslassen fragt ein Dialog „Schicht übertragen?". Darunter steht „Von Mitarbeiter A auf Mitarbeiter B", bei einer Warnung zusätzlich „Hinweis:" mit dem Text der Warnung. Mit „Übertragen" oder Enter bestätigst du, mit „Abbrechen" brichst du ab.

3. Anderer Tag und anderer Mitarbeiter

Beides in einem Zug. Der Dialog ist derselbe wie bei 2.

Rückgängig

Nach jedem Verschieben erscheint unten mittig ein dunkler Hinweis „Schicht verschoben." mit dem Button „Rückgängig". Er bleibt 5 Sekunden. Ein Klick setzt die Schicht an ihren alten Platz zurück.

Was Drag & Drop nicht kann

• In eine andere Abteilung ziehen. Dafür gibt es das Feld „Einsatzabteilung" (§ 04), die Azubi-Ausleihe (§ 18) und den Einsatzplan (§ 19).
• Splitdienst-Zellen verschieben. Eine Zelle mit zwei Blöcken lässt sich nicht als Ganzes ziehen. Lösche die Blöcke und lege sie am Ziel neu an.
• Mehrere Schichten auf einmal. Es gibt keine Mehrfachauswahl.
• Auf belegte Zellen ablegen. Willst du ersetzen, lösche zuerst die Schicht am Ziel.

Verschieben oder kopieren?

Drag & Drop verschiebt: Die Ursprungszelle wird leer. Der Fill-Handle (§ 03) kopiert: Die Ursprungszelle bleibt. Den Fill-Handle greifst du am blauen Quadrat unten rechts. Drag & Drop beginnt überall sonst in der Zelle.

Schicht löschen

Zwei Wege: schnell per Ziehen auf den Papierkorb oder mit Rückfrage aus dem Bearbeiten-Fenster.

Auf den Papierkorb ziehen

Schicht greifen, auf „Ziehen zum Löschen" in der Toolbar ziehen, loslassen. Unten erscheint „Schicht gelöscht" mit dem Button „Rückgängig". Du hast 5 Sekunden. Beim Rückgängig legt die Software die Schicht neu an — mit Vorlage, Zeiten, Pause, Notiz, Rolle und Einsatzabteilung. Den Schalter „FZA — Freizeitausgleich" musst du danach neu setzen.

Aus dem Bearbeiten-Fenster

Schicht anklicken und auf „Löschen" klicken. Im Fenster erscheint die Rückfrage „Schicht wirklich löschen?" mit „Abbrechen" und „Ja, löschen". Danach meldet die Software „Schicht wurde gelöscht.".

Vorwoche kopieren

Sehen deine Wochen ähnlich aus, übernimmst du den Plan der letzten Woche als Grundlage für die aktuelle.

Was kopiert wird

Kopiert werden Vorlage, Zeiten und Pause. Nicht kopiert werden Notiz, Rolle, Einsatzabteilung und das FZA-Kennzeichen. Schichten, die in der Zielwoche schon stehen, bleiben unverändert.

Was übersprungen wird

Würde eine Schicht in der Zielwoche einen Blocker auslösen, wird sie nicht kopiert. Beispiele: Der Mitarbeiter hat in der Zielwoche genehmigten Urlaub. Oder der Tag ist schon belegt und Splitdienst ist nicht freigeschaltet.

Splitdienst

Ein Mitarbeiter arbeitet an einem Tag in zwei getrennten Blöcken, etwa vormittags und abends. Das muss pro Mitarbeiter freigeschaltet sein.

Freischalten

In den Mitarbeiter-Stammdaten gibt es den Abschnitt „Einsatzregeln". Dort steht der Schalter „Splitdienst erlaubt" mit der Option „Splitdienst zulassen". Das stellt HR, der Admin oder eine Leitung mit Bearbeitungsrecht für den Mitarbeiter ein.

Zweiten Block anlegen

Grenzen

• Es sind höchstens zwei Blöcke pro Tag möglich. Sonst meldet die Software: „Maximal 2 Schichtblöcke pro Tag erlaubt."
• Die beiden Blöcke dürfen sich nicht überschneiden.
• Ohne Freischaltung lautet die Meldung: „Dieser Mitarbeiter hat bereits eine Schicht an diesem Tag. Splitdienst ist nicht freigeschaltet."

Vorlagen, Rollen, Bereichsgruppen pflegen

Die Bausteine deines Plans pflegst du selbst: Schichtvorlagen, Rollen, Bereichsgruppen und die Reihenfolge der Mitarbeiter. Die Menüpunkte stehen unter „Planung".

Schichtvorlagen

Unter „Planung" → „Schichtvorlagen" (/dienstplan/vorlagen) siehst du die Vorlagen der Abteilung mit „Name", „Kürzel", „Zeit", „Pause", „Farbe" und „Status".

• Neu anlegen: „+ Neue Vorlage". Felder: „Name", „Kürzel", „Von", „Bis", „Pause (Min)", „Farbe". Dann „Speichern".
• Reihenfolge: Zeile am Griff „::" ziehen. Die Reihenfolge gilt auch für die Auswahlliste im Plan.
• Nicht mehr nutzen: „Deaktivieren". Mit „Aktivieren" holst du die Vorlage zurück. Bestehende Schichten bleiben erhalten.
• Aus einer anderen Abteilung übernehmen: „Vorlagen kopieren" zeigt nach Wahl der Quell-Abteilung eine Vorschau. Diesen Button haben nur Admin und HR.

Rollen

Unter „Planung" → „Rollen" (/dienstplan/rollen) legst du Rollen für die Abteilung an, zum Beispiel „Kasse" oder „Empfang". Du trägst „Kürzel", „Name" und „Farbe" ein und klickst „Hinzufügen". Das „✕" entfernt eine Rolle. Es verlangt einen zweiten Klick zur Bestätigung.

Im Plan weist du die Rolle im Bearbeiten-Fenster zu (§ 04). Sie erscheint als farbiges Kürzel in der Zelle. So siehst du, wer welchen Posten hat. Ob jeder Posten besetzt ist, prüft die Software nicht.

Bereichsgruppen

Unter „Planung" → „Bereichsgruppen" (/dienstplan/gruppen) teilst du die Mitarbeiter einer Abteilung in Gruppen. Im Plan erscheinen die Gruppen als Trennzeilen. „+ Neue Gruppe" fragt nach „Name" und „Sortierung". Mit „Ausgewählte hinzufügen →" und „← Ausgewählte entfernen" ordnest du Mitarbeiter zu.

Reihenfolge der Mitarbeiter

In der Wochenansicht hat jede Zeile links einen Griff mit dem Tooltip „Mitarbeiter verschieben". Damit ziehst du den Mitarbeiter an eine andere Stelle oder in eine andere Gruppe. Die Software bestätigt mit „Mitarbeiter-Reihenfolge gespeichert.". Die Reihenfolge gilt auch im PDF.

Tageskontext: Ereignisse, Notiz, Zusatzzeilen, Besetzung

Über den Mitarbeitern stehen Zeilen, die dir beim Planen helfen. Sie zeigen, was an einem Tag los ist und wie die Besetzung über den Tag verteilt ist.

Ereignisse

Die Zeile „Ereignisse" zeigt pro Tag, was im Betrieb ansteht — etwa eine Veranstaltung oder eine Inventur. Ein Ereignis hat Titel, Typ, Datum (auf Wunsch mit „Bis"), eine Priorität („Normal", „Hoch", „Kritisch") und optional einen „Zusatzbedarf (MA)". Der Zusatzbedarf erscheint im Plan als „+" mit der Zahl.

Die Liste findest du unter „Planung" → „Ereignisse" (/dienstplan/ereignisse). Dort gibt es „+ Neues Ereignis" und „Löschen".

Notiz

In der Zeile „Notiz" schreibst du pro Tag einen kurzen Text direkt in die Zelle. Enter speichert, Esc verwirft.

Zusatzzeilen

Mit „+ Zeile" legst du eigene Zeilen für deine Abteilung an, zum Beispiel für eine erwartete Auslastung. Der Dialog heißt „Zusatzzeile hinzufügen". Pro Abteilung sind bis zu 6 Zusatzzeilen möglich (Standardwert, je nach Einrichtung änderbar). Die Werte trägst du pro Tag in die Zellen ein.

Besetzung

Die Zeile „Besetzung ⓘ" zeigt für jeden Tag, wie sich die geplanten Mitarbeiter über die Stunden verteilen. Die Färbung bezieht sich auf den stärksten Zeitraum dieser Woche. Es ist eine reine Anzeige. Einen hinterlegten Personalbedarf gibt es nicht. Die Software prüft deshalb nicht, ob du genug Personal geplant hast.

Konflikte und Jugendschutz-Prüfung

Die Software prüft jede Schicht beim Anlegen, Ändern und Verschieben gegen eine Reihe von Regeln. Dieser Abschnitt beschreibt, was sie prüft und wie sie reagiert. Welche Regeln für deinen Betrieb gelten sollen, legt dein Betrieb selbst fest.

Drei Stufen

Den genauen Text liest du im Tooltip der Zelle und im Konfliktbereich des Bearbeiten-Fensters.

Was die Software prüft

Alle Zahlen in dieser Tabelle sind Standardwerte. Sie sind je nach Einrichtung änderbar. Die Einstellungen pflegt der Admin unter „Planung" → „DP-Einstellungen".

Gut zu wissen

• Krank blockiert nicht. An einem Tag mit Krankmeldung kannst du eine Schicht planen.
• Minderjährige erkennt die Software am Geburtsdatum, nicht an der Art des Mitarbeiters. Sie tragen das Badge „U18".
• Gesperrte Zellen entstehen aus den Einsatzregeln, aus Schultagen und aus der Zahl der Arbeitstage. Der Tooltip nennt den Grund.

Wünsche und Schule

Mitarbeiter können Wunschdienste und Wunschfrei eintragen. Azubis haben Schultage. Beides siehst du direkt im Plan.

Die Zeile „Wünsche"

Liegen Wünsche vor, zeigt die Kontextzeile „Wünsche" pro Tag die Summe: die Zahl mit „WD" für Wunschdienste (blau) und mit „WF" für Wunschfrei (gelb).

Wünsche in den Zellen

• Leere Zelle mit Wunschfrei: Badge „Frei" in Gelb.
• Leere Zelle mit Wunschdienst: das Kürzel der gewünschten Vorlage, ohne bestimmte Vorlage „WD" in Blau.
• Belegte Zelle: „✋ Frei gew." bei Wunschfrei, „★" mit dem Kürzel bei einem Wunschdienst.

Der Tooltip nennt den Vornamen, die Art des Wunsches und, falls vorhanden, die Notiz. Wünsche sind Hinweise. Du entscheidest, ob du sie erfüllst. Die Wochenübersicht aller Wünsche findest du unter „Planung" → „Dienstwünsche" (/admin/wishes).

Schultage

Schultage entstehen aus Abwesenheiten der Art „Schule". HR oder du selbst erfasst sie unter „Abwesenheiten", für mehrere Azubis auf einmal über die Sammelerfassung.

• Ein Tag nur mit Schule zeigt eine lila Zelle „Schule". Der Tooltip lautet „Schultag – Schicht kann trotzdem geplant werden". Die Zelle bleibt anklickbar.
• Planst du zusätzlich eine Schicht, trägt die Zelle das Badge „Schule".
• Die Schulzeit zählt bei den Prüfungen für Minderjährige mit: bei der Tagesarbeitszeit, der Wochenarbeitszeit und bei den Beschäftigungstagen je Kalenderwoche.

Wie viele Stunden ein Schultag zählt, legt der Admin unter „DP-Einstellungen" im Bereich „Schultag-Anrechnung" fest. In der Standardeinstellung zählt ein Schultag als voller Tag. Eine zusätzliche Schicht löst dann eine Warnung aus.

Plan veröffentlichen

Erst mit dem Veröffentlichen sehen deine Mitarbeiter die Woche in ihrer App. Je nach Lage und Einrichtung fragt die Software vorher noch bis zu drei Dinge ab.

Folgedialog „Jugendschutz-Verstöße im Plan"

Enthält die Woche Schichten von Minderjährigen, die eine der Prüfungen aus § 11 verletzen, erscheint dieser Dialog. Er fasst die Verstöße nach Regelgruppen zusammen und listet sie in einer Tabelle mit „Mitarbeiter", „Schicht" und „Verstoß". Du kannst abbrechen und den Plan ändern. Oder du klickst „Verstöße bestätigen und veröffentlichen". Die Bestätigung wird protokolliert. Die Verstöße bleiben im Plan als Warnungen sichtbar.

Folgedialog „Über Vertragsstunden geplant"

Der Dialog nennt die Mitarbeiter, die du über ihre Vertragsstunden hinaus verplant hast. Mit „Trotzdem veröffentlichen" geht es weiter. Auch diese Bestätigung wird protokolliert.

Folgedialog „Unter Vertragsstunden geplant"

Die Tabelle zeigt „Mitarbeiter", „Lücke", „Guthaben" und die Spalte „Was soll passieren?". Pro Mitarbeiter wählst du:

• „— offen lassen —" — du entscheidest später.
• „Als Freizeitausgleich buchen" — die Lücke wird sofort als FZA-Schicht gebucht. Ohne Guthaben trägt die Option den Zusatz „(kein Guthaben)".
• „Abwesenheit erfassen" — du wechselst in die Abwesenheitsmaske.
• „Bewusst so lassen" — mit „Kurzgrund (Pflicht)". Der Grund wird protokolliert.

Mit „Übernehmen" wendest du deine Auswahl an. „Trotzdem veröffentlichen" bleibt immer möglich. Offene Unterplanungen blockieren aber später den Monatsabschluss (§ 16).

Wenn das Veröffentlichen gesperrt ist

Ist eine Sperre aktiv, erhältst du statt der Dialoge eine Fehlermeldung, die die Ursache nennt. Behebe die Konflikte und versuche es erneut.

Die Erinnerung

Ist die laufende Woche noch nicht veröffentlicht, erinnert dich TuroTime nach dem Login mit dem Fenster „📋 Dienstplan noch nicht veröffentlicht". Es listet die betroffenen Abteilungen mit Kalenderwoche und dem Status „Überfällig" oder „Fällig". Die laufende Woche gilt als überfällig. Ab Freitag wird die Folgewoche fällig. „Zum Plan →" führt direkt in die Woche, „Später" schließt das Fenster. Die Erinnerung betrifft nur Abteilungen, für die Dienstplanung vorgesehen ist.

Nach der Veröffentlichung und Änderungsprotokoll

Ein veröffentlichter Plan lässt sich weiter ändern. Die Software markiert solche Änderungen und informiert die Betroffenen.

Ändern geht weiter

Anlegen, Ändern, Verschieben und Löschen funktionieren wie im Entwurf. Geänderte Zellen bekommen oben links einen kleinen orangefarbenen Punkt. Zurückziehen lässt sich eine Veröffentlichung nicht.

Benachrichtigung der Mitarbeiter

Betroffene Mitarbeiter erhalten eine gesammelte E-Mail. Sie geht etwa 10 Minuten nach deiner letzten Änderung raus. So entsteht keine Flut einzelner Mails. Berücksichtigt werden nur Schichten ab heute. Voraussetzung: Beim Mitarbeiter ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, und der Mailversand ist in deinem Betrieb eingerichtet.

Das Änderungsprotokoll

Unter „Planung" → „Änderungsprotokoll" (/dienstplan/protokoll) siehst du pro Woche und Abteilung, wer wann eine Schicht angelegt, geändert oder gelöscht hat. Filtern kannst du nach Mitarbeiter („Alle Mitarbeiter") und nach Aktion („Alle Aktionen", „Angelegt", „Geändert", „Gelöscht"). Änderungen an einer bereits veröffentlichten Woche tragen den Zusatz „nach Veröffentlichung".

Das Protokoll erfasst nicht alles. Die Seite weist selbst darauf hin: Veröffentlichungen, Details beim Verschieben oder Tauschen und Massenänderungen wie „Vorwoche kopieren" stehen dort derzeit nicht oder ohne Inhalt.

Plan als PDF

Für den Aushang gibt es die Woche als PDF im Querformat A4.

Klicke in der Toolbar auf „PDF" (Tooltip „Diese Woche als PDF"). Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab. Den Button haben alle, die die Abteilung im Dienstplan lesen dürfen.

• Das PDF zeigt die Schichten aller Mitarbeiter der Woche. Die Reihenfolge ist dieselbe wie in der Wochenansicht.
• Eine ganztägige Abwesenheit ersetzt die Schicht. FZA erscheint wie eine Abwesenheit.
• Ist die Woche noch nicht veröffentlicht, trägt das PDF den Vermerk „ENTWURF – nicht veröffentlicht".

Monatsabschluss

Du schließt den Vormonat für deine Abteilung direkt im Dienstplan ab. Haben alle Abteilungen abgeschlossen, schreibt die Software den Monat für den ganzen Betrieb fest.

Das Panel

Unter der Konflikt-Leiste steht das Panel „Monatsabschluss" mit Monat und Jahr. Es zeigt den Fortschritt, zum Beispiel „3 von 5 Abteilungen abgeschlossen". Angeboten wird immer der älteste noch offene Monat, bis zu 12 Monate zurück. Der laufende Monat lässt sich nie abschließen.

Wer abschließen darf

Admin und HR schließen alle Abteilungen ab. Als Abteilungsleitung schließt du die Abteilungen ab, für die du als Leitung eingetragen bist. Ohne diese Zuordnung siehst du nur „Offen – Abschluss durch die zuständige Abteilungsleitung/HR.". Die Direktion kann nicht abschließen.

So schließt du ab

Wenn offene Punkte blockieren

Solange in deiner Abteilung etwas offen ist, zeigt das Panel in Rot, wie viele Punkte zuerst erledigt werden müssen. Dahinter steht die Aufschlüsselung:

• Kennzeichnungen — offen oder noch ohne Bestätigung durch HR. Link „Kennzeichnungen öffnen" (/admin/flags).
• Korrekturanfragen — noch nicht entschieden. Link „Korrekturen öffnen" (/admin/corrections).
• Offene Buchungen — jemand ist eingestempelt, aber nicht ausgestempelt.
• Unterplanungen ohne Entscheidung — nur, wenn dein Betrieb die Prüfung auf Unterplanung nutzt (§ 13). Button „Unterplanung bearbeiten".

Hinter „— betroffen:" nennt das Panel die Mitarbeiter mit Datum. Erledige die Punkte. Danach erscheint der Button zum Abschließen.

Was danach passiert

Dein Abschluss allein schreibt noch nichts fest. Erst wenn alle relevanten Abteilungen abgeschlossen haben, schließt die Software den Monat für den Betrieb: Die Arbeitszeitkonten werden festgeschrieben, und die Überstunden-Berechnung läuft. Danach sind Schichten, Buchungen und Korrekturen in diesem Monat nicht mehr änderbar. Im Panel steht dann „✓ Monat vollständig festgeschrieben".

Schichttausch genehmigen

Mitarbeiter tauschen Schichten in ihrer App untereinander. Du musst nichts eintragen. Du genehmigst nur.

Der Ablauf

Regeln

• Bei einem Blocker ist „✓ Genehmigen" gesperrt. Der Tooltip lautet „Genehmigung nicht möglich — harte Konflikte vorhanden".
• Reagiert der Partner nicht, läuft die Anfrage ab. Standardwert 48 Stunden, je nach Einrichtung änderbar. Der Status lautet dann „Abgelaufen".
• Getauscht wird nur innerhalb derselben Abteilung, zwischen Mitarbeitern derselben Art und nur in veröffentlichten Wochen.

Die Liste zeigt alle Tausche mit ihrem Status: „Warte auf Partner", „Warte auf Genehmigung", „Partner abgelehnt", „Genehmigt", „Abgelehnt", „Storniert", „Abgelaufen". Filtern kannst du nach Abteilung und Status.

Azubi-Ausleihe

Deine Abteilung braucht an einem Tag einen Azubi aus einer anderen Abteilung? Mit „👥 Azubi anfordern" stellst du die Anfrage. Die abgebende Abteilung entscheidet.

Azubi anfordern

Was nach der Genehmigung passiert

Erst mit der Genehmigung legt die Software die Schicht in deinem Plan an. Der Azubi erscheint bei dir als Gastzeile mit dem Badge „Ausleihe". In seiner Heimat-Abteilung trägt der Tag die Markierung „↗ Ausleihe". Hatte er dort zur selben Zeit eine Schicht, wird sie ersetzt. Pro Azubi und Tag ist eine Ausleihe möglich. Der Azubi wird per E-Mail informiert.

Die Liste der Anfragen

Unter „Planung" → „Azubi-Ausleihe" (/admin/apprentice-loans) gibt es zwei Reiter:

• „Eingehend" — andere Abteilungen möchten deinen Azubi. Du entscheidest mit „✓ Genehmigen" oder „Ablehnen". Beim Ablehnen kannst du einen „Grund (optional)" angeben.
• „Ausgehend" — deine eigenen Anfragen. Mit „Stornieren" ziehst du eine Anfrage zurück.

Die Zahl am Button „👥 Azubi anfordern" zählt die eingehenden offenen Anfragen für die angezeigte Abteilung. Daneben führt ein Link mit der Zahl und „Anfrage" direkt in den Reiter „Eingehend".

Einsatzplan

Der Einsatzplan legt tagesgenau fest, in welcher Abteilung jeder Azubi eingesetzt ist. Er plant keine Schichten. Schichten und Zeiten bleiben im Dienstplan der Einsatzabteilung.

Die Ansicht

Jeder Azubi hat eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Die Zelle trägt die Farbe der Einsatzabteilung. Oben wechselst du zwischen „Woche", „14 Tage" und „Monat". Die Legende erklärt drei Zustände:

• „Keine Zuordnung" — der Azubi gehört an diesem Tag zu keiner Abteilung.
• „Zugeordnet, nicht eingeplant" — die Abteilung steht fest, im Dienstplan fehlt aber noch eine Schicht.
• „Schichten im Dienstplan" — für den Tag gibt es bereits Schichten.

Einsatz zuweisen

Mit „🧽 Radierer" löschst du Zuordnungen — per Rechteck oder per Einzelklick. Nach dem Markieren bietet eine Meldung 30 Sekunden lang „Rückgängig" an.

Sperren

• Tage in einem abgeschlossenen Monat und Tage, an denen schon Schichten im Dienstplan stehen, sind gesperrt. Sie werden übersprungen. Der Hinweis beginnt mit „🔒 Nicht ziehbar:".
• Änderungen in der Vergangenheit musst du einmal bestätigen.
• Ohne Schreibrecht im Dienstplan steht oben „(nur Lesen)". Die Direktion kann den Einsatzplan nur ansehen.

Tastenkürzel

Sparen Zeit, wenn du viele Schichten nacheinander einträgst.

Enter speichert im Bearbeiten-Fenster — außer im Feld „Notiz". Dort macht Enter einen Zeilenumbruch. Gespeichert wird dann mit „Speichern". In den Dialogen „Plan veröffentlichen?" und „Monat abschließen?" liegt der Fokus auf „Abbrechen".

Glossar

Begriffe, die dir im Plan begegnen.

Entwurf

Zustand der Woche vor dem Veröffentlichen. Mitarbeiter sehen nichts. Konten mit Zugriff auf die Abteilung sehen den Entwurf.

Veröffentlicht

Die Woche ist für die Mitarbeiter sichtbar. Spätere Änderungen werden markiert und per E-Mail mitgeteilt.

Schichtvorlage

Vordefinierte Schicht mit Name, Kürzel, Zeiten, Pause und Farbe. Gilt pro Abteilung. Pflegen dürfen Admin, HR und die Leitung der Abteilung.

Individuelle Zeit

Schicht ohne Vorlage. Entsteht im Bearbeiten-Fenster über „– Individuelle Zeit –".

Rolle

Posten innerhalb einer Schicht, zum Beispiel „Kasse". Gilt pro Abteilung und erscheint als farbiges Kürzel.

Bereichsgruppe

Gruppe von Mitarbeitern innerhalb einer Abteilung. Erscheint im Plan als Trennzeile.

Splitdienst

Zwei Schichtblöcke am selben Tag. Muss pro Mitarbeiter unter „Einsatzregeln" freigeschaltet sein.

Einsatzregeln

Abschnitt in den Mitarbeiter-Stammdaten: erlaubtes Zeitfenster, erlaubte Wochentage, eigene Höchstarbeitszeit, Splitdienst und bevorzugt freie Tage.

Einsatzabteilung

Feld an der Schicht. Die Schicht gehört weiter zu deiner Abteilung, erscheint aber zusätzlich als Gastzeile in der gewählten Abteilung.

FZA (Freizeitausgleich)

Kennzeichen an einer Schicht. Die geplante Zeit wird vom Zeitkonto abgezogen. Eine Stempelung wird nicht erwartet.

Blocker / Warnung

Ergebnis der Konfliktprüfung. Ein Blocker verhindert das Speichern. Eine Warnung informiert nur.

Unterplanung / Überplanung

Ein Mitarbeiter ist in der Woche unter oder über seinen Vertragsstunden geplant. Beides kann beim Veröffentlichen abgefragt werden, wenn dein Betrieb das nutzt.

Wunschdienst / Wunschfrei

Hinweis eines Mitarbeiters für die Planung. Keine Verpflichtung für dich.

Ereignis

Eintrag zu einem Tag, zum Beispiel eine Veranstaltung. Erscheint in der Kontextzeile „Ereignisse".

Zusatzzeile

Eigene Kontextzeile deiner Abteilung für freie Tageswerte.

Fill-Handle

Blaues Quadrat unten rechts in einer belegten Zelle. Ziehen nach rechts kopiert die Schicht.

Drag & Drop

Schicht greifen und auf eine leere Zelle ziehen. Die Zielzelle zeigt grau (Prüfung läuft), grün, gelb oder rot.

Rückgängig-Meldung

Dunkler Hinweis unten am Bildschirm nach dem Löschen oder Verschieben. Der Button „Rückgängig" ist 5 Sekunden aktiv.

Änderungsprotokoll

Seite unter „Planung". Zeigt angelegte, geänderte und gelöschte Schichten einer Woche.

Monatsabschluss

Meldung deiner Abteilung, dass der Vormonat geprüft ist. Haben alle Abteilungen abgeschlossen, wird der Monat festgeschrieben.

Azubi-Ausleihe

Einsatz eines Azubis für einen Tag oder einige Stunden in einer anderen Abteilung, mit Zustimmung der abgebenden Abteilung.

Einsatzplan

Eigenes Modul. Legt tagesgenau fest, in welcher Abteilung ein Azubi eingesetzt ist.

FAQ

Was in der Praxis immer wieder gefragt wird.